Tài khoản 156 – “Hàng hóa” là tài khoản kế toán dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại hàng hóa trong kho tại các doanh nghiệp thương mại. Hàng hóa ở đây được hiểu là những sản phẩm doanh nghiệp mua về để bán, không qua quá trình chế biến, sản xuất thêm.
Đặc điểm và chức năng
- Là tài khoản tài sản, có số dư bên Nợ
- Ghi nhận giá trị hàng hóa theo giá gốc, bao gồm cả chi phí liên quan đến mua hàng như vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm
- Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của hàng hóa trong kỳ kế toán
- Làm căn cứ tính giá vốn khi xuất bán, kết chuyển sang TK 632 – Giá vốn hàng bán
TK 156 hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát kho hiệu quả, đảm bảo giá trị hàng tồn được phản ánh đúng và đầy đủ.
Khi nào sử dụng TK 156?
TK 156 được sử dụng trong các trường hợp:
- Doanh nghiệp mua hàng hóa để bán lại (kinh doanh thương mại)
- Doanh nghiệp có hoạt động nhập khẩu, bán hàng hóa trong nước hoặc xuất khẩu
- Hàng hóa mua về giao cho các đơn vị trực thuộc quản lý, tiêu thụ hoặc ký gửi
Ngoài ra, TK 156 còn được dùng để hạch toán hàng nhận gia công, hàng nhập khẩu ủy thác, và các hình thức mua hàng đặc thù khác khi thỏa mãn điều kiện ghi nhận tài sản.
Mục đích sử dụng tài khoản 156
Việc sử dụng tài khoản 156 không chỉ đơn thuần là ghi nhận số liệu kế toán, mà còn là công cụ quản trị kho hàng và chi phí thương mại hiệu quả. Dưới đây là các mục đích trọng yếu của tài khoản này trong hoạt động kế toán và quản lý doanh nghiệp.
Theo dõi hàng tồn kho
TK 156 giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác số lượng và giá trị hàng hóa hiện có trong kho tại mọi thời điểm. Việc cập nhật kịp thời biến động hàng hóa sẽ hỗ trợ doanh nghiệp:
- Biết được mức tồn kho thực tế để có kế hoạch nhập – xuất phù hợp
- Phát hiện kịp thời hàng hóa chậm luân chuyển hoặc dư thừa
- Tránh tình trạng thiếu hàng, mất doanh thu hoặc lưu kho quá mức
Tính giá vốn hàng hóa bán ra
Khi hàng hóa được bán ra, kế toán cần xác định được giá vốn để:
- Kết chuyển từ TK 156 sang TK 632 – Giá vốn hàng bán
- So sánh với doanh thu để xác định lợi nhuận gộp
- Đảm bảo ghi nhận đúng chi phí trong kỳ phát sinh, phản ánh kết quả kinh doanh chính xác
TK 156 là cơ sở để áp dụng các phương pháp tính giá vốn như bình quân, FIFO, đích danh,… tùy đặc thù doanh nghiệp.
Kiểm soát chi phí thương mại
Ngoài giá trị hàng mua, TK 156 còn bao gồm các chi phí mua hàng hợp lý như:
- Vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm hàng hóa
- Thuế không khấu trừ, chi phí lưu kho
- Chi phí liên quan đến kiểm tra, kiểm định chất lượng
Việc tập hợp đầy đủ các khoản chi phí này giúp doanh nghiệp:
- Xác định giá trị thực tế hàng hóa nhập kho
- Phân tích hiệu quả hoạt động thương mại
- Kiểm soát chi phí mua hàng để tối ưu lợi nhuận
Kết cấu tài khoản 156
Tài khoản 156 có kết cấu như sau:
Bên Nợ TK 156
Ghi nhận:
- Giá trị hàng hóa mua vào nhập kho theo giá gốc (gồm cả chi phí mua hàng)
- Hàng nhận ký gửi, hàng nhập khẩu nếu đủ điều kiện ghi nhận tài sản
Ví dụ: Doanh nghiệp mua hàng hóa trị giá 100 triệu đồng (chưa VAT), chi phí vận chuyển 5 triệu đồng. Giá trị ghi nhận vào TK 156:
- Nợ TK 156: 105.000.000 đồng
- Có TK 111, 112,…: 105.000.000 đồng
Bên Có TK 156
Ghi nhận:
- Giá trị hàng hóa xuất bán, xuất dùng nội bộ, xuất khuyến mãi, tiêu hao
- Điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa do mất mát, hư hỏng
Ví dụ: Doanh nghiệp xuất kho hàng bán cho khách trị giá 40 triệu đồng:
- Nợ TK 632: 40.000.000 đồng
- Có TK 156: 40.000.000 đồng
Số dư cuối kỳ
Số dư bên Nợ phản ánh:
- Giá trị hàng hóa còn tồn kho cuối kỳ tính theo giá gốc
- Là căn cứ để lập báo cáo tài chính và tính giá vốn kỳ sau
Lưu ý: Doanh nghiệp phải kiểm kê thực tế để đối chiếu với sổ sách, điều chỉnh kịp thời các chênh lệch (nếu có) thông qua biên bản kiểm kê và bút toán điều chỉnh.
Nguyên tắc ghi nhận hàng hóa vào TK 156
Việc ghi nhận hàng hóa vào tài khoản 156 phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc kế toán nhằm đảm bảo phản ánh đúng giá trị hàng hóa hiện có và kiểm soát hiệu quả chi phí kinh doanh. Dưới đây là các nguyên tắc cơ bản cần tuân thủ:
Ghi nhận theo giá gốc
Hàng hóa nhập kho được ghi nhận vào TK 156 theo giá gốc, bao gồm:
- Giá mua thực tế ghi trên hóa đơn
- Các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa hàng về kho như vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm, kiểm định chất lượng, thuế không được khấu trừ…
Ví dụ: Mua hàng hóa 50 triệu đồng, chi phí vận chuyển 2 triệu đồng, thuế GTGT 10% được khấu trừ. Ghi nhận:
- Nợ TK 156: 52.000.000 đồng
- Nợ TK 1331: 5.200.000 đồng
- Có TK 111, 112…: 57.200.000 đồng
Yêu cầu chứng từ đầy đủ
Việc ghi nhận vào TK 156 phải kèm theo đầy đủ chứng từ kế toán hợp lệ:
- Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng
- Phiếu nhập kho
- Biên bản giao nhận hàng hóa
- Hợp đồng mua bán (nếu có)
Kế toán cần kiểm tra đối chiếu số lượng, đơn giá, thời điểm nhận hàng để đảm bảo dữ liệu ghi nhận chính xác và hợp pháp.
Phân biệt hàng tồn với tài sản cố định
Không phải mọi hàng hóa mua về đều ghi nhận vào TK 156. Cần phân biệt rõ:
- Nếu mua về để bán lại không qua chế biến, ghi vào TK 156
- Nếu mua về để sử dụng lâu dài cho hoạt động sản xuất, ghi nhận vào TK 211 – Tài sản cố định
Lưu ý: Các thiết bị, máy móc, vật tư có giá trị lớn, thời gian sử dụng trên 1 năm thường phải phân loại vào tài sản cố định, không đưa vào hàng tồn kho.
Các loại hàng hóa được ghi nhận
Tài khoản 156 ghi nhận các loại hàng hóa doanh nghiệp mua vào để bán hoặc giữ trong kho. Việc phân loại chính xác giúp kế toán phản ánh đúng bản chất giao dịch và thuận lợi cho việc tính giá vốn cũng như lập báo cáo tài chính.
Hàng hóa mua về để bán
Đây là loại hàng hóa phổ biến nhất, bao gồm tất cả các mặt hàng doanh nghiệp mua về với mục đích bán lại không qua chế biến. Hàng hóa này được nhập kho theo hóa đơn mua hàng và được ghi nhận theo giá gốc cộng chi phí liên quan.
Ví dụ: Mua 500 sản phẩm quần áo từ nhà cung cấp để bán lại, giá mua 100.000 đồng/sản phẩm. Tổng giá trị ghi nhận vào TK 156: 50.000.000 đồng.
Hàng nhận ký gửi
Doanh nghiệp nhận hàng hóa từ bên gửi (thường là nhà sản xuất) để bán hộ, không ghi nhận doanh thu trừ khi bán được hàng. Tuy nhiên, nếu hợp đồng cho phép, kế toán có thể ghi nhận giá trị hàng ký gửi vào TK 156 với điều kiện đảm bảo quyền kiểm soát hàng hóa.
Lưu ý: Cần tách biệt hàng ký gửi khỏi hàng doanh nghiệp tự sở hữu để đảm bảo minh bạch sổ sách.
Hàng nhập khẩu, ủy thác
Là hàng hóa doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp từ nước ngoài hoặc qua đơn vị nhận ủy thác. Giá trị ghi nhận vào TK 156 bao gồm:
- Giá mua theo hợp đồng nhập khẩu
- Thuế nhập khẩu, thuế GTGT không khấu trừ
- Chi phí giao nhận quốc tế, chi phí lưu kho, kiểm dịch…
Ví dụ: Nhập khẩu máy móc từ Nhật trị giá 200 triệu đồng, thuế nhập khẩu 10 triệu, vận chuyển 5 triệu → Giá trị hàng hóa ghi nhận TK 156 là 215 triệu đồng.
Đối tượng sử dụng tài khoản 156
Tài khoản 156 được sử dụng phổ biến trong nhiều loại hình doanh nghiệp có liên quan đến hoạt động mua bán và lưu kho hàng hóa. Dưới đây là các đối tượng sử dụng chính:
Doanh nghiệp thương mại
Là đối tượng sử dụng chủ yếu TK 156 vì hoạt động chính là mua hàng hóa về để bán lại. Họ cần phản ánh rõ giá trị nhập – xuất – tồn kho để tính giá vốn hàng bán và lập báo cáo tài chính.
Ví dụ: Siêu thị, nhà phân phối, công ty xuất nhập khẩu.
Doanh nghiệp sản xuất có hoạt động mua bán hàng hóa
Ngoài việc sản xuất sản phẩm, nhiều doanh nghiệp sản xuất còn nhập hàng hóa bên ngoài về bán thêm. Với phần hàng hóa mua bán này, doanh nghiệp sử dụng TK 156 để quản lý như doanh nghiệp thương mại.
Ví dụ: Xưởng sản xuất tủ nhựa còn nhập thêm bàn ghế nhựa từ bên ngoài để bán kèm.
Doanh nghiệp dịch vụ có tồn kho hàng hóa
Một số doanh nghiệp dịch vụ vẫn cần theo dõi hàng hóa như nguyên liệu, vật tư phục vụ cho việc cung cấp dịch vụ hoặc bán kèm sản phẩm hữu hình. Họ sử dụng TK 156 để ghi nhận hàng hóa phục vụ hoạt động đó.
Ví dụ: Công ty du lịch bán thêm sản phẩm lưu niệm, khách sạn bán đồ dùng cá nhân cho khách hàng.
Ghi nhận mua hàng hóa vào TK 156
Việc ghi nhận mua hàng hóa vào TK 156 cần được thực hiện đúng nguyên tắc kế toán, đảm bảo phản ánh chính xác giá trị hàng nhập kho. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách hạch toán từng loại giao dịch mua hàng:
Mua trong nước
Khi doanh nghiệp mua hàng hóa từ nhà cung cấp nội địa và nhập kho, kế toán ghi nhận như sau:
Ví dụ: Mua hàng hóa trị giá 80 triệu đồng, chi phí vận chuyển 3 triệu, thuế GTGT 10%.
- Nợ TK 156: 83.000.000 đồng (giá hàng + vận chuyển)
- Nợ TK 1331: 8.300.000 đồng (thuế GTGT được khấu trừ)
- Có TK 111, 112: 91.300.000 đồng (tổng chi thanh toán)
Nếu mua chịu:
- Có TK 331: 91.300.000 đồng
Mua nhập khẩu
Hàng nhập khẩu cần phản ánh giá mua theo hợp đồng + các chi phí nhập khẩu và thuế (nếu không được khấu trừ):
Ví dụ: Nhập khẩu lô hàng 100 triệu đồng, thuế NK 5 triệu, thuế GTGT không được khấu trừ 10 triệu, chi phí giao nhận 2 triệu.
- Nợ TK 156: 117.000.000 đồng
- Có TK 331, 111, 112: 117.000.000 đồng
Nhập hàng ký gửi
Nếu nhận hàng ký gửi từ bên thứ ba để bán hộ nhưng thỏa mãn điều kiện ghi nhận tài sản, có thể ghi nhận vào TK 156:
Ví dụ: Nhận hàng ký gửi trị giá 50 triệu đồng:
- Nợ TK 156: 50.000.000 đồng
- Có TK 331: 50.000.000 đồng
Lưu ý: Nếu chỉ nhận giữ hộ, không được ghi nhận vào TK 156, chỉ theo dõi ngoài bảng.
Ghi nhận chi phí mua hàng
Ngoài giá mua hàng hóa, doanh nghiệp thường phát sinh các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa hàng về kho. Các chi phí này được cộng vào giá gốc của hàng hóa và ghi nhận vào TK 156 nếu đáp ứng điều kiện kế toán.
Chi phí vận chuyển, bốc xếp
Đây là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ nơi mua về kho của doanh nghiệp. Bao gồm:
- Phí vận tải nội địa
- Chi phí bốc dỡ, thuê kho bãi tạm thời
Ví dụ: Mua hàng trị giá 60 triệu đồng, chi phí vận chuyển 2 triệu đồng:
- Nợ TK 156: 62.000.000 đồng
- Có TK 111/112: 62.000.000 đồng
Chi phí bảo hiểm, lưu kho
Là các chi phí phát sinh nhằm bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển hoặc lưu kho trước khi đưa vào sử dụng hoặc bán ra. Gồm:
- Phí bảo hiểm vận chuyển quốc tế
- Chi phí thuê kho lưu hàng trong thời gian ngắn
Nếu các chi phí này gắn trực tiếp với từng lô hàng, chúng được tính vào giá trị hàng hóa nhập kho.
Các loại thuế không được khấu trừ
Bao gồm:
- Thuế nhập khẩu
- Thuế tiêu thụ đặc biệt
- Thuế GTGT không được khấu trừ (do không đủ điều kiện, hàng hóa không chịu thuế GTGT đầu ra…)
Ví dụ: Nhập khẩu hàng trị giá 100 triệu đồng, thuế nhập khẩu 5 triệu đồng, thuế GTGT không khấu trừ 10 triệu đồng:
- Nợ TK 156: 115.000.000 đồng
- Có TK 331/111/112: 115.000.000 đồng
Phương pháp tính giá hàng tồn kho
Trong kế toán, việc xác định giá trị hàng hóa xuất kho có ảnh hưởng lớn đến giá vốn hàng bán, lợi nhuận và báo cáo tài chính. Dưới đây là ba phương pháp tính giá hàng tồn kho phổ biến được phép áp dụng theo Thông tư 200:
Phương pháp bình quân
Giá xuất kho được tính theo giá bình quân của từng loại hàng hóa trong kỳ hoặc cuối kỳ. Có hai cách áp dụng:
- Bình quân gia quyền cuối kỳ
- Bình quân liên hoàn
Ví dụ: Trong tháng nhập 3 lô hàng với đơn giá khác nhau, cuối kỳ xuất kho, kế toán lấy tổng giá trị hàng hóa chia cho tổng số lượng để tính giá bình quân.
Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO)
Theo phương pháp này, hàng hóa nhập kho trước sẽ được xuất bán trước. Giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập đầu tiên còn tồn kho.
Ưu điểm: Phản ánh gần đúng giá vốn khi giá hàng ổn định hoặc giảm.
Ví dụ: Nhập kho 100 sản phẩm lô A giá 10.000đ, 100 sản phẩm lô B giá 12.000đ. Khi xuất 150 sản phẩm, 100 sản phẩm đầu tính giá 10.000đ, 50 sản phẩm sau tính giá 12.000đ.
Phương pháp đích danh
Phù hợp với hàng hóa có giá trị lớn, dễ nhận diện, mỗi lô hàng được theo dõi riêng biệt. Khi xuất kho, kế toán xác định cụ thể lô hàng xuất nên giá vốn chính xác theo từng lô.
Ví dụ: Bán một thiết bị nhập riêng cho khách, kế toán xác định đúng giá mua và ghi nhận đúng giá vốn theo hóa đơn mua lô đó.
Ghi nhận xuất hàng hóa
Khi hàng hóa được xuất khỏi kho, kế toán cần ghi nhận giảm giá trị hàng hóa trong TK 156 và đồng thời ghi nhận chi phí (TK 632) hoặc các tài khoản liên quan tùy mục đích xuất kho. Dưới đây là các trường hợp phổ biến:
Xuất bán
Hàng hóa được xuất kho để bán cho khách hàng là trường hợp phổ biến nhất. Việc ghi nhận bao gồm:
- Ghi giảm giá trị hàng hóa (Có TK 156)
- Ghi nhận giá vốn (Nợ TK 632)
Ví dụ: Bán 100 sản phẩm giá vốn 150.000đ/sp:
- Nợ TK 632: 15.000.000 đồng
- Có TK 156: 15.000.000 đồng
Xuất nội bộ, điều chuyển
Doanh nghiệp có thể điều chuyển hàng hóa giữa các kho, chi nhánh hoặc đơn vị trực thuộc. Trong trường hợp này:
- Không ghi nhận giá vốn
- Ghi nhận điều chuyển nội bộ qua tài khoản trung gian (thường là TK 136, 138… nếu đơn vị có tư cách pháp nhân)
Ví dụ: Chuyển 50 sản phẩm trị giá 10 triệu đồng từ kho A sang kho B:
- Ghi nhận điều chuyển nội bộ, không ảnh hưởng TK 632
Xuất cho khuyến mãi, tài trợ
Hàng hóa xuất dùng cho hoạt động khuyến mãi, tài trợ không thu tiền thì:
- Ghi giảm TK 156
- Ghi vào chi phí bán hàng hoặc chi phí khác tùy theo mục đích
Ví dụ: Xuất tặng khách hàng 20 sản phẩm trị giá 3 triệu đồng:
- Nợ TK 641/811: 3.000.000 đồng
- Có TK 156: 3.000.000 đồng
Hạch toán giá vốn khi xuất kho
Khi doanh nghiệp xuất kho hàng hóa để bán hoặc sử dụng cho các mục đích khác, kế toán cần thực hiện bút toán kết chuyển giá vốn từ TK 156 sang TK 632 – Giá vốn hàng bán hoặc các tài khoản chi phí khác tùy trường hợp.
Kết chuyển vào TK 632
Giá trị hàng hóa xuất bán cần được kết chuyển từ TK 156 sang TK 632 để phản ánh chi phí trong kỳ:
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
- Có TK 156 – Hàng hóa
Điều này giúp xác định lợi nhuận gộp của hoạt động bán hàng trong kỳ.
Căn cứ phiếu xuất kho và hóa đơn
Bút toán kết chuyển giá vốn chỉ được ghi nhận khi:
- Có phiếu xuất kho hợp lệ, phản ánh đúng số lượng, giá trị hàng hóa xuất kho
- Có hóa đơn bán hàng hoặc chứng từ chứng minh việc giao hàng
- Hàng hóa đã thực sự chuyển giao quyền sở hữu cho khách hàng (theo chuẩn mực kế toán)
Ví dụ minh họa bút toán
Doanh nghiệp xuất bán 200 sản phẩm, đơn giá vốn là 250.000đ/sp:
- Giá vốn: 200 × 250.000 = 50.000.000 đồng
- Nợ TK 632: 50.000.000 đồng
- Có TK 156: 50.000.000 đồng
Nếu doanh thu ghi nhận là 80.000.000 đồng:
- Nợ TK 131: 88.000.000 đồng (bao gồm thuế GTGT 10%)
- Có TK 511: 80.000.000 đồng
- Có TK 3331: 8.000.000 đồng
Sơ đồ hạch toán tài khoản 156
Sơ đồ hạch toán tài khoản 156 giúp kế toán hình dung rõ ràng hơn quá trình ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến hàng hóa trong kho. Việc mô phỏng các luồng ghi sổ qua sơ đồ chữ T giúp dễ hiểu, dễ kiểm tra và rà soát.
Quy trình từ mua – nhập – xuất
- Khi mua hàng hóa nhập kho:
- Nợ TK 156 – Giá trị hàng hóa (bao gồm chi phí liên quan)
- Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào (nếu được khấu trừ)
- Có TK 111, 112, 331… – Thanh toán tiền hàng
- Khi xuất kho hàng bán:
- Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
- Có TK 156 – Giảm giá trị hàng hóa xuất
- Khi hàng hóa bị hư hỏng, mất mát (có xác định trách nhiệm):
- Nợ TK 1381 (nếu có cá nhân bồi thường)
- Có TK 156
Minh họa qua sơ đồ chữ T
TÀI KHOẢN 156 – HÀNG HÓA
Bên Nợ:
- Mua hàng nhập kho
- Chi phí mua hàng (vận chuyển, bảo hiểm, thuế không khấu trừ…)
- Điều chỉnh tăng giá trị hàng hóa
Bên Có:
- Xuất bán hàng hóa
- Xuất hàng khuyến mãi, tài trợ, tiêu hao
- Điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa do hao hụt, hư hỏng
Số dư cuối kỳ: phản ánh giá trị hàng hóa còn tồn kho tính theo giá gốc
Mối liên hệ với các TK khác
- TK 111, 112, 331: Thanh toán tiền hàng mua vào
- TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
- TK 632: Giá vốn hàng hóa khi xuất bán
- TK 641, 811: Chi phí bán hàng, chi phí khác khi hàng hóa dùng cho mục đích đặc biệt
- TK 1381: Bồi thường do cá nhân gây mất mát
Quy trình từ mua – nhập – xuất
Quy trình ghi nhận tài khoản 156 bắt đầu từ khi hàng hóa được mua vào cho đến khi hàng hóa được xuất kho để bán hoặc sử dụng. Toàn bộ nghiệp vụ được ghi nhận qua các bước sau:
- Khi mua hàng: phản ánh giá trị hàng hóa nhập kho, bao gồm cả các chi phí mua hàng hợp lý.
- Khi xuất kho: phản ánh giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ hoặc sử dụng, đồng thời ghi giảm hàng tồn kho.
- Khi có hao hụt, mất mát, điều chỉnh giảm TK 156 theo đúng nguyên tắc kế toán và trách nhiệm phát sinh.
Minh họa qua sơ đồ chữ T
Tài khoản 156 – Hàng hóa:
Bên Nợ: ghi nhận tăng hàng hóa trong kho
- Mua hàng hóa nhập kho
- Chi phí mua hàng liên quan
- Hàng ký gửi đủ điều kiện ghi nhận
Bên Có: ghi nhận giảm hàng hóa trong kho
- Xuất bán hàng hóa
- Xuất dùng nội bộ, khuyến mãi, tài trợ
- Hao hụt, mất mát được xác định trách nhiệm
Số dư cuối kỳ: phản ánh giá trị hàng hóa còn tồn trong kho tính theo giá gốc
Mối liên hệ với các TK khác
- TK 111, 112: ghi nhận thanh toán tiền mua hàng hóa
- TK 1331: ghi nhận thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
- TK 331: ghi nhận công nợ với nhà cung cấp khi mua chịu
- TK 632: ghi nhận giá vốn hàng bán khi xuất kho
- TK 641, 811: ghi nhận chi phí khi hàng hóa xuất dùng cho khuyến mãi, tài trợ
- TK 1381: ghi nhận khoản bồi thường khi xác định cá nhân làm mất, hư hỏng hàng hóa
Mối liên hệ giữa TK 156 và TK khác
Tài khoản 156 có mối liên hệ mật thiết với nhiều tài khoản kế toán khác trong hệ thống kế toán doanh nghiệp. Việc hiểu rõ mối liên hệ này giúp kế toán ghi nhận đúng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của báo cáo tài chính.
TK 111, 112 – Thanh toán tiền hàng
Khi doanh nghiệp mua hàng hóa và thanh toán bằng tiền mặt (TK 111) hoặc chuyển khoản qua ngân hàng (TK 112), kế toán đồng thời ghi tăng hàng hóa nhập kho vào TK 156. Đây là nghiệp vụ thường xuyên trong doanh nghiệp thương mại.
Ví dụ: Mua hàng hóa trị giá 80 triệu đồng, chi phí vận chuyển 2 triệu đồng:
- Nợ TK 156: 82.000.000 đồng
- Có TK 112: 82.000.000 đồng
TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Khi doanh nghiệp mua hàng hóa có hóa đơn GTGT hợp lệ, phần thuế GTGT đầu vào được khấu trừ sẽ được hạch toán vào TK 1331. Giá trị hàng hóa trước thuế được ghi nhận vào TK 156.
Ví dụ: Mua hàng hóa trị giá chưa thuế 100 triệu, thuế GTGT 10%:
- Nợ TK 156: 100.000.000 đồng
- Nợ TK 1331: 10.000.000 đồng
- Có TK 112: 110.000.000 đồng
TK 331 – Công nợ phải trả
Nếu doanh nghiệp chưa thanh toán ngay cho nhà cung cấp mà mua hàng theo hình thức ghi nợ, kế toán sẽ ghi Có TK 331 thay vì TK 111/112, đồng thời ghi Nợ TK 156 để phản ánh hàng hóa đã nhập kho.
Ví dụ: Mua hàng hóa trị giá 120 triệu đồng, chưa thanh toán:
- Nợ TK 156: 120.000.000 đồng
- Có TK 331: 120.000.000 đồng
TK 632 – Giá vốn hàng bán
Khi hàng hóa được bán ra, kế toán cần kết chuyển giá trị hàng hóa từ TK 156 sang TK 632 để phản ánh chi phí tương ứng với doanh thu:
Ví dụ: Bán hàng hóa có giá vốn 70 triệu đồng:
- Nợ TK 632: 70.000.000 đồng
- Có TK 156: 70.000.000 đồng
TK 641, 811 – Chi phí bán hàng và chi phí khác
Hàng hóa xuất dùng cho mục đích khuyến mãi, tài trợ, tiêu dùng nội bộ,… không mang lại doanh thu trực tiếp sẽ được ghi nhận vào TK 641 (chi phí bán hàng) hoặc TK 811 (chi phí khác), đồng thời giảm TK 156:
Ví dụ: Tặng hàng khuyến mãi trị giá 5 triệu đồng:
- Nợ TK 641: 5.000.000 đồng
- Có TK 156: 5.000.000 đồng
TK 1381 – Bồi thường mất mát
Khi hàng hóa bị mất mát, hư hỏng do lỗi của cá nhân và có quyết định bồi thường, kế toán ghi nhận giảm hàng hóa (Có TK 156) và ghi Nợ TK 1381 để theo dõi khoản phải thu cá nhân:
Ví dụ: Hàng hóa bị mất trị giá 3 triệu đồng, cá nhân A chịu trách nhiệm:
- Nợ TK 1381 (A): 3.000.000 đồng
- Có TK 156: 3.000.000 đồng
TK 111, 112 – Thanh toán tiền hàng
Tài khoản 111 (tiền mặt) và 112 (tiền gửi ngân hàng) thường được ghi Có khi doanh nghiệp thanh toán tiền mua hàng hóa. Đồng thời, kế toán sẽ ghi Nợ TK 156 để phản ánh số hàng hóa nhập kho:
Ví dụ: Mua hàng hóa trị giá 100 triệu đồng, thanh toán bằng chuyển khoản:
- Nợ TK 156: 100.000.000 đồng
- Có TK 112: 100.000.000 đồng
TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Trong trường hợp hàng hóa mua vào có hóa đơn GTGT hợp lệ, phần thuế GTGT đầu vào được khấu trừ sẽ được ghi Nợ vào TK 1331. Phần giá trị hàng hóa (chưa thuế) ghi vào TK 156:
Ví dụ: Mua hàng hóa trị giá 100 triệu, thuế GTGT 10%:
- Nợ TK 156: 100.000.000 đồng
- Nợ TK 1331: 10.000.000 đồng
- Có TK 112: 110.000.000 đồng
TK 632 – Giá vốn hàng bán
Khi doanh nghiệp xuất kho hàng hóa để bán, giá trị hàng hóa được ghi giảm ở TK 156 và đồng thời kết chuyển vào TK 632 để phản ánh giá vốn:
Ví dụ: Xuất kho hàng trị giá 50 triệu đồng:
- Nợ TK 632: 50.000.000 đồng
- Có TK 156: 50.000.000 đồng
Kiểm kê và đánh giá hàng hóa cuối kỳ
Cuối mỗi kỳ kế toán, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê hàng hóa để xác định chính xác giá trị tồn kho thực tế. Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch và đầy đủ của báo cáo tài chính.
Phương pháp kiểm kê
Doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp sau:
- Kiểm kê định kỳ: Thực hiện vào cuối mỗi kỳ kế toán (tháng, quý, năm).
- Kiểm kê thường xuyên: Thực hiện liên tục trong năm theo từng mặt hàng hoặc khu vực.
- Kiểm kê đột xuất: Thực hiện khi có nghi ngờ sai lệch số liệu hoặc theo yêu cầu của ban lãnh đạo.
Kiểm kê được thực hiện bằng cách so sánh số lượng hàng hóa thực tế với số lượng ghi sổ kế toán.
Xử lý chênh lệch hàng hóa
Khi có chênh lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách, kế toán cần lập biên bản kiểm kê và ghi nhận điều chỉnh:
- Thừa hàng: Điều chỉnh tăng TK 156, đồng thời xác định nguyên nhân.
- Thiếu hàng: Điều chỉnh giảm TK 156 và xác định trách nhiệm (nếu có).
Ví dụ: Kiểm kê thiếu 5 sản phẩm trị giá 2 triệu đồng:
- Nợ TK 1381 (nếu cá nhân chịu trách nhiệm): 2.000.000 đồng
- Có TK 156: 2.000.000 đồng
Ghi nhận hao hụt, mất mát
Trường hợp hàng hóa hao hụt do điều kiện khách quan như thời tiết, bảo quản,… cần xác định rõ nguyên nhân và ghi giảm TK 156. Nếu có quy định cho phép hạch toán vào chi phí:
- Nợ TK 632 hoặc 811 (tùy nguyên nhân)
- Có TK 156
Nếu xác định cá nhân chịu trách nhiệm:
- Nợ TK 1381
- Có TK 156
Báo cáo liên quan đến TK 156
TK 156 là một trong các tài khoản quan trọng trong hệ thống báo cáo tài chính, đặc biệt ở các doanh nghiệp thương mại. Dưới đây là các báo cáo phổ biến:
Sổ chi tiết hàng hóa
Ghi chép chi tiết theo từng mặt hàng về:
- Ngày nhập – xuất
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
Dùng để theo dõi nội bộ, kiểm tra hàng tồn kho và phục vụ đối chiếu số liệu kiểm kê.
Báo cáo nhập – xuất – tồn
Tổng hợp tình hình biến động hàng hóa trong kỳ, bao gồm:
- Số dư đầu kỳ
- Tổng nhập trong kỳ
- Tổng xuất trong kỳ
- Số dư cuối kỳ
Thường được lập theo đơn vị tính, mã hàng, kho và kỳ kế toán.
Báo cáo tài chính
Giá trị tồn kho hàng hóa được trình bày trên Bảng cân đối kế toán (Chỉ tiêu hàng tồn kho). Ngoài ra, Giá vốn hàng bán được phản ánh trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, lấy số liệu từ TK 632 đã kết chuyển từ TK 156.
Lỗi thường gặp khi hạch toán TK 156
Trong quá trình hạch toán tài khoản 156 – Hàng hóa, kế toán dễ gặp một số sai sót dẫn đến số liệu thiếu chính xác, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và công tác kiểm toán. Dưới đây là các lỗi thường gặp cùng giải pháp khắc phục:
Ghi sai giá trị hàng hóa
Lỗi này xảy ra khi kế toán ghi nhận không đầy đủ hoặc không chính xác các yếu tố cấu thành giá gốc hàng hóa:
- Không cộng các chi phí mua hàng hợp lý (vận chuyển, bảo hiểm, bốc xếp,…)
- Ghi nhầm thuế GTGT được khấu trừ vào giá gốc hàng hóa
- Phân bổ sai chi phí mua hàng nếu nhập nhiều mặt hàng trong cùng một chuyến
Giải pháp: Luôn kiểm tra đầy đủ chứng từ liên quan, sử dụng bảng phân bổ chi phí hợp lý, đối chiếu với hợp đồng mua hàng và phiếu nhập kho.
Không đủ chứng từ hợp lệ
Đây là lỗi nghiêm trọng khiến giao dịch không được ghi nhận hợp pháp:
- Thiếu hóa đơn GTGT hoặc phiếu nhập kho
- Không có hợp đồng, biên bản giao nhận
- Thiếu chứng từ vận chuyển, chứng từ thanh toán
Giải pháp: Xây dựng quy trình kiểm tra chứng từ đầu vào chặt chẽ, không ghi nhận bất kỳ nghiệp vụ nào khi chưa đủ điều kiện pháp lý và kế toán.
Xuất kho thiếu căn cứ
Nhiều doanh nghiệp xuất hàng không qua phiếu xuất kho hoặc không lập hóa đơn dẫn đến:
- Không ghi nhận được giá vốn
- Không xác định đúng thời điểm ghi nhận doanh thu
- Tồn kho sổ sách không khớp với thực tế
Giải pháp: Mọi hoạt động xuất kho phải đi kèm:
- Phiếu xuất kho có chữ ký của bộ phận liên quan
- Hóa đơn bán hàng/biên bản giao hàng
- Cập nhật kịp thời vào phần mềm kế toán
Thiếu theo dõi chi tiết theo mã hàng/kho
TK 156 cần được theo dõi chi tiết theo mã hàng, đơn vị tính, kho,… Nếu bỏ qua, sẽ không thể quản lý chính xác tồn kho từng loại hàng, từng điểm lưu trữ.
Giải pháp: Sử dụng phần mềm kế toán hoặc bảng Excel để theo dõi chi tiết theo từng mã hàng và từng kho.
Không kiểm kê định kỳ
Nếu không kiểm kê kho định kỳ, doanh nghiệp sẽ không phát hiện kịp thời:
- Mất mát, hao hụt hàng hóa
- Nhầm lẫn trong ghi nhận sổ sách
- Chênh lệch tồn kho thực tế và số liệu kế toán
Giải pháp: Lập kế hoạch kiểm kê định kỳ (theo quý, năm) hoặc đột xuất. So sánh số liệu thực tế với sổ sách, lập biên bản kiểm kê và thực hiện điều chỉnh ngay.
Ghi sai giá trị hàng hóa
Một trong những lỗi phổ biến là ghi nhận sai giá trị hàng hóa nhập kho, thường do:
- Bỏ sót chi phí vận chuyển, bảo hiểm, lưu kho
- Ghi nhận thuế GTGT không đúng (trường hợp không được khấu trừ)
- Tính sai tỷ lệ phân bổ chi phí mua hàng nếu mua nhiều mặt hàng
Hậu quả: làm sai lệch giá vốn, ảnh hưởng đến lợi nhuận và số liệu tài chính.
Không đủ chứng từ hợp lệ
Việc hạch toán vào TK 156 bắt buộc phải có đầy đủ chứng từ gốc, bao gồm:
- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng
- Phiếu nhập kho, biên bản giao nhận
- Hợp đồng mua bán, chứng từ thanh toán (nếu cần)
Thiếu chứng từ có thể dẫn đến:
- Không được cơ quan thuế chấp nhận
- Không đủ căn cứ hạch toán đúng
- Rủi ro trong kiểm toán, thanh tra thuế
Xuất kho thiếu căn cứ
Một lỗi nghiêm trọng là xuất hàng hóa khỏi kho nhưng không có phiếu xuất kho hoặc hóa đơn bán hàng, dẫn đến:
- Không đủ điều kiện ghi nhận chi phí (giá vốn)
- Mất kiểm soát hàng hóa, chênh lệch tồn kho
- Không đảm bảo chứng từ phục vụ báo cáo và kiểm toán
Giải pháp: Mọi hoạt động xuất kho phải có chứng từ hợp lệ đi kèm, đặc biệt là phiếu xuất kho, hóa đơn và phiếu giao hàng.
Kiểm soát nội bộ liên quan TK 156
Phân quyền kiểm soát kho
Để đảm bảo tính minh bạch và giảm thiểu rủi ro gian lận, doanh nghiệp cần phân quyền rõ ràng trong quy trình quản lý kho hàng:
- Nhân viên kho: chỉ thực hiện việc nhập, xuất hàng theo lệnh và ghi nhận thực tế.
- Nhân viên kế toán kho: ghi sổ, đối chiếu và báo cáo tồn kho định kỳ.
- Quản lý/phòng kế toán tổng hợp: phê duyệt các giao dịch lớn, kiểm soát định kỳ số dư TK 156.
Việc phân quyền giúp kiểm soát trách nhiệm, dễ dàng truy vết sai sót khi có chênh lệch.
Quy trình duyệt phiếu nhập – xuất
Quy trình chuẩn giúp giảm thiểu tình trạng nhập, xuất hàng không hợp lệ:
- Nhân viên mua hàng/lập đơn bán hàng đề xuất phiếu nhập – xuất.
- Quản lý bộ phận kiểm tra, phê duyệt về số lượng, đơn giá, mã hàng.
- Bộ phận kho thực hiện nhập – xuất theo phiếu được duyệt.
- Kế toán cập nhật vào hệ thống sổ sách kế toán, đồng thời đối chiếu lại với phiếu kho.
Lưu ý: Phiếu nhập – xuất phải có đủ chữ ký các bộ phận có liên quan để đảm bảo tính hợp lệ.
Đối chiếu sổ sách và thực tế
Định kỳ (thường hàng tháng hoặc quý), doanh nghiệp cần đối chiếu:
- Số liệu sổ sách kế toán (TK 156) với sổ kho chi tiết theo từng mã hàng, đơn vị kho
- Sổ kho so với kiểm kê thực tế để phát hiện chênh lệch
Khi phát hiện sai lệch:
- Lập biên bản kiểm kê
- Xác định nguyên nhân và trách nhiệm
- Thực hiện điều chỉnh kế toán kịp thời (nếu cần)
Việc đối chiếu giúp đảm bảo số liệu kế toán phản ánh đúng tồn kho thực tế, phục vụ cho việc ra quyết định tài chính và quản trị hiệu quả.
Ứng dụng phần mềm kế toán
Excel theo dõi hàng hóa
Dành cho doanh nghiệp nhỏ hoặc giai đoạn đầu chưa đầu tư phần mềm, Excel có thể là công cụ hữu hiệu để quản lý hàng hóa:
- Lập bảng nhập – xuất – tồn kho theo mã hàng, ngày tháng
- Tính giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng xuất kho theo từng phương pháp
- Dễ dàng tổng hợp báo cáo và phân tích tồn kho bằng hàm Excel
Lưu ý: Excel có hạn chế về bảo mật, kiểm soát người dùng và khả năng cập nhật tức thời.
Phần mềm thương mại điện tử
Các phần mềm như KiotViet, Sapo, Haravan, Misa eShop… hỗ trợ:
- Quản lý danh mục hàng hóa, tồn kho theo chi nhánh/kho hàng
- Tự động tính giá vốn khi xuất bán
- Kết nối bán hàng online (Facebook, Website, sàn TMĐT…)
- Lập phiếu nhập – xuất kho tự động từ đơn hàng
Ưu điểm: Đồng bộ thông tin kho – kế toán – bán hàng, tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác.
Tích hợp dữ liệu bán hàng
Phần mềm kế toán hiện đại như MISA, FAST, Bravo… có thể tích hợp dữ liệu bán hàng từ POS hoặc phần mềm bán hàng:
- Tự động cập nhật số lượng xuất bán và giá vốn
- Tự sinh bút toán hạch toán TK 156 và TK 632
- Theo dõi chi tiết hàng hóa theo lô, mã vạch, ngày hết hạn
Lợi ích: Tăng tính chính xác trong ghi nhận, giảm thiểu sai sót thủ công và tăng hiệu quả kiểm soát hàng tồn kho.
Phân tích số liệu TK 156
Tỷ lệ tồn kho bình quân
Tỷ lệ tồn kho bình quân là chỉ số phản ánh mức độ tích trữ hàng hóa trong kho so với doanh thu hoặc mức tiêu thụ trung bình. Chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá được tình trạng tồn kho có hợp lý hay đang dư thừa.
Cách tính: Tỷ lệ tồn kho bình quân = (Tồn kho đầu kỳ + Tồn kho cuối kỳ) / 2
Ví dụ: Tồn kho đầu kỳ là 1 tỷ, tồn kho cuối kỳ 1,2 tỷ: Tỷ lệ tồn kho bình quân = (1 + 1,2)/2 = 1,1 tỷ đồng
Ý nghĩa:
- Tỷ lệ tồn kho cao → nguy cơ hàng ứ đọng, giảm giá trị
- Tỷ lệ thấp → có thể thiếu hàng, mất cơ hội bán
Hiệu suất bán hàng
Hiệu suất bán hàng đo lường hiệu quả tiêu thụ hàng hóa, cho biết mỗi đồng tồn kho tạo ra bao nhiêu đồng doanh thu.
Cách tính: Hiệu suất bán hàng = Doanh thu thuần / Giá trị tồn kho bình quân
Ví dụ: Doanh thu 10 tỷ, tồn kho bình quân 1,1 tỷ: Hiệu suất bán hàng = 10 / 1,1 ≈ 9,1 vòng
Ý nghĩa:
- Chỉ số càng cao → hàng hóa quay vòng nhanh, hiệu quả kinh doanh tốt
- Chỉ số thấp → hàng bán chậm, cần xem xét lại chính sách bán hàng hoặc tồn kho
Quay vòng hàng hóa
Chỉ số quay vòng hàng hóa phản ánh số lần hàng hóa được luân chuyển trong kỳ. Đây là công cụ quan trọng để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
Cách tính: Vòng quay hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán / Giá trị hàng tồn kho bình quân
Ví dụ: Giá vốn là 7 tỷ, tồn kho bình quân 1,1 tỷ: Vòng quay hàng tồn kho = 7 / 1,1 ≈ 6,4 lần
Ý nghĩa:
- Vòng quay càng cao → doanh nghiệp bán hàng nhanh, ít ứ đọng vốn
- Vòng quay thấp → dòng tiền bị giữ lại trong kho lâu, giảm hiệu quả tài chính
Câu hỏi thường gặp về TK 156
Hàng khuyến mãi có ghi vào TK 156 không?
Hàng hóa dùng để khuyến mãi nếu được nhập kho trước khi xuất cho hoạt động khuyến mãi thì vẫn ghi nhận vào TK 156. Khi xuất dùng cho khuyến mãi, kế toán sẽ:
- Nợ TK 641 (chi phí bán hàng)
- Có TK 156
Trường hợp hàng khuyến mãi được mua và xuất ngay không qua kho, có thể ghi nhận trực tiếp vào chi phí:
- Nợ TK 641
- Có TK 111, 112, 331…
TK 156 có cần theo dõi theo mã hàng không?
Có. TK 156 nên được theo dõi chi tiết theo mã hàng, đơn vị tính, kho lưu trữ để đảm bảo:
- Quản lý chính xác tồn kho từng loại hàng
- Tính giá vốn đúng theo từng loại hàng khi xuất kho
- Hỗ trợ kiểm kê, đối chiếu, phân tích số liệu hiệu quả
Phần mềm kế toán hoặc Excel có thể hỗ trợ phân tích theo mã hàng chi tiết.
Làm gì khi hàng hóa bị hư hỏng?
Khi phát hiện hàng hóa bị hư hỏng, kế toán cần:
- Lập biên bản kiểm kê và xác định nguyên nhân
- Nếu do điều kiện khách quan:
- Nợ TK 632 hoặc TK 811 (tùy mục đích sử dụng trước đó)
- Có TK 156
- Nếu do lỗi cá nhân và có xác định trách nhiệm:
- Nợ TK 1381 (cá nhân chịu trách nhiệm)
- Có TK 156
Kết luận: Việc xử lý hàng hóa hư hỏng cần đảm bảo minh bạch, đúng nguyên tắc kế toán và có đầy đủ chứng từ hợp lệ. Kế toán phải phân biệt rõ nguyên nhân để lựa chọn tài khoản ghi nhận phù hợp, đồng thời giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro, truy trách nhiệm nếu có cá nhân liên quan.