Tài khoản 611 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC là tài khoản đặc thù được sử dụng trong hệ thống kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, nhằm phản ánh chi phí mua hàng, bao gồm cả vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa và dịch vụ phục vụ cho các hoạt động thường xuyên, chuyên môn hoặc dịch vụ có thu.
Việc hạch toán chính xác TK 611 giúp đơn vị sự nghiệp xác định đúng chi phí phục vụ hoạt động, đảm bảo tính minh bạch, phục vụ tốt cho việc quyết toán ngân sách, đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí.
Cấu trúc tài khoản 611
Tùy theo nhu cầu quản lý, tài khoản 611 có thể được chi tiết theo:
- Loại kinh phí: NSNN cấp, phí để lại, nguồn viện trợ…
- Hoạt động: thường xuyên, không thường xuyên, nhiệm vụ giao khoán…
Các nghiệp vụ kế toán thường gặp
- Mua hàng hóa, vật tư phục vụ hoạt động chuyên môn:
- Nợ TK 611
- Có TK 111/112/331 (theo nguồn chi)
- Nhận hàng tài trợ, viện trợ hiện vật:
- Nợ TK 611
- Có TK 333 (nếu có thuế GTGT phải nộp)
- Có TK 466 (nếu hình thành TSCĐ), hoặc TK 461 (nếu sử dụng ngay)
- Chi phí mua hàng cho hoạt động có thu:
- Nợ TK 611
- Có TK 111/112/331
- Cuối kỳ, kết chuyển chi phí mua hàng:
- Nợ TK 911 (Xác định kết quả)
- Có TK 611
Ví dụ minh họa
Trung tâm đào tạo công lập mua giáo trình phục vụ khóa học:
- Nợ TK 611: 150.000.000
- Có TK 112: 150.000.000
Nhận tài trợ sách từ tổ chức quốc tế:
- Nợ TK 611: 80.000.000
- Có TK 461: 80.000.000
Cuối kỳ kết chuyển:
- Nợ TK 911: 230.000.000
- Có TK 611: 230.000.000
Trình bày tài khoản 611 trong báo cáo tài chính
TK 611 được trình bày trong mục chi phí hoạt động hoặc chi phí chuyên môn trên báo cáo kết quả hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp:
- Phân loại theo từng nguồn kinh phí, từng chương trình hoặc hoạt động
- Thuyết minh chi tiết các khoản mua hàng lớn hoặc được tài trợ
So sánh tài khoản 611 và tài khoản 642
| Tiêu chí | Tài khoản 611 – Mua hàng | Tài khoản 642 – Chi phí quản lý DN |
|---|---|---|
| Đối tượng áp dụng | Đơn vị hành chính sự nghiệp | Doanh nghiệp |
| Tính chất | Phản ánh chi phí hoạt động chuyên môn | Chi phí quản lý, vận hành DN |
| Kết chuyển sang | TK 911 | TK 911 |
Lưu ý khi sử dụng tài khoản 611
- Chỉ sử dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp, không dùng cho doanh nghiệp
- Theo dõi chi tiết theo từng nguồn kinh phí để phục vụ quyết toán
- Cần có chứng từ hợp lệ: hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bàn giao
- Kết chuyển định kỳ đúng theo từng kỳ kế toán, phục vụ báo cáo tài chính
Kết luận
Tài khoản 611 là tài khoản then chốt trong hệ thống kế toán hành chính sự nghiệp, giúp phản ánh chi tiết chi phí mua hàng và phục vụ hoạt động chuyên môn. Hạch toán đúng TK 611 góp phần đảm bảo minh bạch tài chính công, hỗ trợ lập báo cáo quyết toán và phân tích hiệu quả sử dụng nguồn lực.
DVL cung cấp hệ thống theo dõi TK 611 theo chương trình – nguồn kinh phí – nhóm hàng hóa, công cụ lập báo cáo tổng hợp và chi tiết phục vụ kiểm toán, thanh tra và báo cáo tài chính theo Thông tư 200.