Hướng dẫn chi tiết về chuyển đổi hóa đơn điện tử có mã theo Điều 8 NĐ 70/2025/NĐ-CP

Trong bối cảnh chuyển đổi số toàn diện, việc áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không chỉ là yêu cầu bắt buộc đối với một số doanh nghiệp mà còn là xu hướng chung giúp tăng cường minh bạch, chống gian lận và tối ưu hóa quản lý thuế. Điều 8 Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã đưa ra những quy định quan trọng về việc chuyển đổi từ hóa đơn không mã sang hóa đơn có mã, giúp doanh nghiệp nắm rõ nghĩa vụ và quyền lợi của mình trong quá trình tuân thủ pháp luật thuế.

Căn cứ pháp lý quy định chuyển đổi hóa đơn

Phần này sẽ giúp bạn hiểu rõ nền tảng pháp lý quy định việc bắt buộc hoặc tự nguyện chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã, đặc biệt căn cứ theo Điều 8 Nghị định 70/2025/NĐ-CP và các văn bản liên quan.

Nội dung Điều 8 NĐ 70/2025/NĐ-CP quy định gì?

Điều 8. Chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử

1. Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nếu có nhu cầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 11 Điều 1 Nghị định này).
2. Trường hợp người nộp thuế thuộc diện rủi ro cao về thuế hoặc bị cơ quan thuế thông báo phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì người nộp thuế thực hiện chuyển đổi trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế.
3. Sau thời gian 12 tháng kể từ thời điểm chuyển đổi, nếu người nộp thuế không còn thuộc diện rủi ro cao về thuế thì được cơ quan thuế xem xét cho phép sử dụng lại hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Hướng dẫn về việc doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử không mã nhưng bị cơ quan thuế đánh giá có rủi ro thì bắt buộc phải chuyển sang hóa đơn có mã. Thời hạn thực hiện là trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo từ cơ quan thuế.

Liên quan tới Điều 15 NĐ 123/2020/NĐ-CP

Quy định về thủ tục thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn, trong đó bao gồm cả việc chuyển từ hóa đơn không mã sang hóa đơn có mã. Điều này đồng bộ hóa quy định quản lý giữa Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Tóm tắt nghĩa vụ chuyển đổi đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp thuộc diện phải chuyển đổi có trách nhiệm:

• Nhận và xác nhận thông báo từ cơ quan thuế
• Thực hiện thủ tục đăng ký chuyển đổi
• Sử dụng đúng mẫu hóa đơn có mã và kê khai theo quy định
• Duy trì tình trạng tuân thủ để có thể xin trở lại hóa đơn không mã sau 12 tháng nếu đủ điều kiện.

Đối tượng bị yêu cầu chuyển sang hóa đơn điện tử có mã

Không phải tất cả các doanh nghiệp đều bắt buộc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã. Tuy nhiên, một số nhóm đối tượng cụ thể sẽ thuộc diện bắt buộc theo quy định tại Điều 8 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Trường hợp doanh nghiệp đăng ký tự nguyện

Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có thể chủ động đăng ký chuyển sang sử dụng hóa đơn có mã nếu nhận thấy mô hình kinh doanh phù hợp hoặc muốn tăng tính minh bạch, quản lý chặt chẽ hơn.

Việc đăng ký này được thực hiện thông qua thủ tục thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn tại cơ quan thuế, tương tự như quy trình áp dụng lần đầu. 

Trường hợp bị xếp loại rủi ro cao về thuế

Doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế theo đánh giá của cơ quan thuế sẽ bị yêu cầu bắt buộc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã. Các dấu hiệu rủi ro có thể bao gồm:

• Có giao dịch đáng ngờ hoặc liên quan đến gian lận hóa đơn
• Có tiền sử vi phạm pháp luật về thuế hoặc hóa đơn
• Có thông tin không minh bạch về địa chỉ, người đại diện, ngành nghề hoạt động

Trong trường hợp này, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chính thức và doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện chuyển đổi trong vòng 10 ngày làm việc. 

Quyền đề xuất thông báo của cơ quan thuế

Cơ quan thuế là bên có quyền chủ động đánh giá và ban hành thông báo chuyển đổi đối với từng doanh nghiệp cụ thể. Việc thông báo này phải tuân thủ đúng mẫu ban hành và ghi rõ lý do yêu cầu chuyển đổi.

Thông báo sẽ được gửi qua cổng thông tin điện tử ngành thuế hoặc trực tiếp đến trụ sở của người nộp thuế, và là căn cứ pháp lý để yêu cầu doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định về hóa đơn điện tử có mã.

Thời hạn chuyển đổi và trách nhiệm doanh nghiệp

Khi nhận được thông báo từ cơ quan thuế yêu cầu chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã, doanh nghiệp cần nắm rõ thời hạn thực hiện và các trách nhiệm liên quan để tránh bị xử phạt hoặc gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Thời hạn chuyển đổi sau thông báo

Theo Điều 8 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo chính thức từ cơ quan thuế để hoàn tất việc chuyển đổi sang hệ thống hóa đơn điện tử có mã. Trong khoảng thời gian này, doanh nghiệp cần chuẩn bị về mặt kỹ thuật, hệ thống, phần mềm và nhân sự để đáp ứng đúng quy trình.

Nếu vượt quá thời hạn nêu trên mà không có lý do chính đáng hoặc không được cơ quan thuế chấp thuận gia hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định hiện hành.

Hành vi bị coi là không tuân thủ quy định

Một số hành vi có thể bị xử lý nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng yêu cầu chuyển đổi, bao gồm:

• Không phản hồi hoặc xác nhận thông báo chuyển đổi từ cơ quan thuế
• Không triển khai hóa đơn điện tử có mã đúng thời hạn
• Tiếp tục sử dụng hóa đơn không mã khi đã có yêu cầu dừng
• Cố tình trì hoãn hoặc né tránh thực hiện nghĩa vụ kê khai, cập nhật thông tin hóa đơn mới

Các hành vi này không chỉ dẫn đến bị xử phạt tài chính mà còn có thể bị đánh giá tăng mức rủi ro trong quản lý thuế.

Trách nhiệm của người đại diện pháp luật doanh nghiệp

Người đại diện theo pháp luật có vai trò chủ chốt trong việc tổ chức thực hiện các quy định về thuế và hóa đơn. Khi nhận được thông báo chuyển đổi:

• Cần ban hành chỉ đạo nội bộ, phân công rõ ràng bộ phận phụ trách thực hiện chuyển đổi
• Đảm bảo doanh nghiệp triển khai kịp thời việc thay đổi hạ tầng kỹ thuật để đáp ứng hệ thống hóa đơn mới
• Trực tiếp chịu trách nhiệm pháp lý nếu doanh nghiệp không tuân thủ yêu cầu từ cơ quan thuế

Việc thực hiện đúng và kịp thời không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn nâng cao uy tín và năng lực quản lý nội bộ.

Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử có mã

Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã đòi hỏi doanh nghiệp cần tuân thủ một quy trình gồm nhiều bước cụ thể, phối hợp giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế để đảm bảo tuân thủ pháp luật và không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Bước 1: Nhận thông báo từ cơ quan thuế

Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chính thức tới doanh nghiệp yêu cầu thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn. Thông báo này thường được ban hành theo mẫu quy định và gửi qua cổng thông tin điện tử ngành thuế hoặc văn bản trực tiếp. Doanh nghiệp cần nhanh chóng tiếp nhận, xác nhận thông tin và lập kế hoạch triển khai chuyển đổi trong thời hạn quy định.

Bước 2: Thực hiện đăng ký thay đổi hóa đơn

Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên hệ thống thuế. Việc này bao gồm:

• Đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế quản lý
• Chọn mục thay đổi từ hóa đơn không mã sang hóa đơn có mã
• Nộp biểu mẫu cập nhật thông tin doanh nghiệp
• Đăng ký phần mềm hóa đơn phù hợp nếu chưa có

Trong quá trình này, doanh nghiệp có thể cần hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp phần mềm hoặc chuyên viên thuế.

Bước 3: Kê khai và sử dụng theo quy định mới

Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp tiến hành phát hành hóa đơn điện tử có mã, đồng thời tuân thủ các quy định kê khai, gửi dữ liệu đến cơ quan thuế đúng thời hạn.

Lưu ý:

• Mỗi hóa đơn có mã đều phải được cấp mã xác thực từ hệ thống thuế trước khi gửi cho khách hàng
• Phải sử dụng đúng định dạng chuẩn theo hướng dẫn của Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Cập nhật và bảo quản dữ liệu hóa đơn theo thời gian quy định để phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế khi cần thiết

Quyền khôi phục sử dụng hóa đơn điện tử không mã

Sau khi doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo yêu cầu của cơ quan thuế, vẫn tồn tại khả năng được khôi phục quyền sử dụng hóa đơn không mã nếu đáp ứng các điều kiện cụ thể sau một khoảng thời gian nhất định.

Điều kiện sau 12 tháng

Theo khoản 3 Điều 8 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể đề nghị trở lại sử dụng hóa đơn điện tử không mã nếu:

• Đã sử dụng hóa đơn có mã liên tục trong ít nhất 12 tháng kể từ ngày bắt buộc chuyển đổi
• Trong thời gian đó không phát sinh hành vi vi phạm pháp luật thuế, đặc biệt là gian lận hóa đơn, trốn thuế, hoặc các dấu hiệu rủi ro cao về thuế
• Có hồ sơ, dữ liệu hóa đơn rõ ràng, minh bạch, được cơ quan thuế ghi nhận là chấp hành tốt

Cách nộp đề nghị khôi phục

Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục này qua hệ thống điện tử của Tổng cục Thuế, gồm các bước sau:

• Đăng nhập vào cổng thông tin của cơ quan thuế
• Chọn chức năng “Đề nghị sử dụng lại hóa đơn điện tử không mã”
• Nộp biểu mẫu đề nghị kèm theo các báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong 12 tháng qua
• Đính kèm minh chứng việc tuân thủ nghĩa vụ thuế (nếu có)

Sau khi nộp, hệ thống sẽ xác nhận tiếp nhận và chuyển hồ sơ về cơ quan quản lý thuế để xem xét.

Trách nhiệm của cơ quan thuế trong xem xét

Cơ quan thuế có trách nhiệm:

• Tiếp nhận hồ sơ đề nghị và đánh giá mức độ tuân thủ của doanh nghiệp trong 12 tháng
• So sánh với các tiêu chí rủi ro và tình trạng pháp lý của doanh nghiệp
• Trả lời chấp thuận hoặc từ chối bằng văn bản, nêu rõ lý do
• Trong trường hợp chấp thuận, cấp lại quyền sử dụng hóa đơn không mã và cập nhật thông tin lên hệ thống

Thời gian xử lý hồ sơ thường không vượt quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã

Việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không chỉ là giải pháp kỹ thuật, mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý tài chính, minh bạch hóa giao dịch và đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế.

Hạn chế gian lận thuế

Hóa đơn điện tử có mã giúp ngăn chặn hành vi làm giả hóa đơn, khai khống doanh thu hoặc chi phí nhờ vào cơ chế xác thực mã của cơ quan thuế. Mỗi hóa đơn được cấp mã riêng biệt qua hệ thống, từ đó giúp nhà nước và doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và phát hiện gian lận.

Việc này đặc biệt có ý nghĩa trong việc bảo vệ tính minh bạch và uy tín của doanh nghiệp trong quá trình giao dịch với đối tác và cơ quan chức năng.

Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế

Hóa đơn có mã yêu cầu doanh nghiệp kết nối trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế để lấy mã trước khi phát hành. Điều này giúp:

• Tăng tính chính xác và đồng bộ dữ liệu hóa đơn
• Tự động lưu trữ thông tin hóa đơn trên hệ thống quản lý thuế
• Cơ quan thuế dễ dàng theo dõi dòng tiền, doanh thu thực tế

Nhờ đó, các thủ tục kê khai, đối chiếu, hoàn thuế… trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Quản lý dữ liệu chặt chẽ hơn

Hệ thống hóa đơn có mã giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu kế toán – hóa đơn một cách toàn diện, bao gồm:

• Lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng định dạng chuẩn
• Giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công
• Dễ dàng truy xuất, tra cứu và gửi báo cáo định kỳ

Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình nội bộ, tăng khả năng kiểm soát chi phí, quản lý rủi ro và nâng cao năng lực quản trị tài chính.

Câu hỏi thường gặp khi chuyển sang hóa đơn điện tử có mã

Trong quá trình thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử có mã theo quy định mới, nhiều doanh nghiệp vẫn còn vướng mắc. Dưới đây là các câu hỏi thường gặp và lời giải đáp cụ thể.

Doanh nghiệp nào không bị bắt buộc?

Không phải tất cả doanh nghiệp đều bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã. Các doanh nghiệp không thuộc nhóm rủi ro cao về thuế, đang sử dụng hóa đơn không mã và chưa nhận được thông báo yêu cầu chuyển đổi từ cơ quan thuế thì vẫn được tiếp tục sử dụng hóa đơn không mã.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp nên chủ động đánh giá nội bộ để quyết định có nên tự nguyện chuyển đổi nhằm tăng tính minh bạch và thuận tiện trong việc quản lý thuế hay không.

Sẽ xử lý nếu chưa kịp chuyển đổi?

Nếu doanh nghiệp đã nhận được thông báo chính thức từ cơ quan thuế nhưng không thực hiện chuyển đổi trong vòng 10 ngày làm việc, có thể bị xử phạt theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn.

Các hình thức xử lý phổ biến bao gồm:

• Phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP
• Tạm ngừng sử dụng hóa đơn không mã
• Tăng mức độ giám sát, thanh kiểm tra thuế

Do đó, doanh nghiệp cần lập kế hoạch chuyển đổi sớm và nhanh chóng phối hợp với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn để không vi phạm quy định.

Được quay lại hóa đơn không mã như thế nào?

Sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử có mã theo yêu cầu, doanh nghiệp vẫn có thể xin khôi phục quyền sử dụng hóa đơn không mã nếu:

• Đáp ứng các điều kiện sau 12 tháng theo Điều 8 Nghị định 70/2025/NĐ-CP
• Có lịch sử tuân thủ tốt nghĩa vụ thuế
• Không còn thuộc nhóm rủi ro theo đánh giá của cơ quan thuế

Thủ tục đề nghị được thực hiện thông qua hệ thống điện tử của Tổng cục Thuế, nộp kèm báo cáo và bằng chứng minh bạch hóa đơn trong thời gian sử dụng hóa đơn có mã.

Phân biệt hóa đơn điện tử có mã và không có mã

Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa hai loại hóa đơn điện tử này giúp doanh nghiệp chọn đúng hình thức phù hợp với tình trạng pháp lý và nhu cầu quản lý thực tế.

Hóa đơn điện tử có mã là gì?

Hóa đơn điện tử có mã là loại hóa đơn được lập trên hệ thống phần mềm kế toán của doanh nghiệp hoặc phần mềm trung gian, sau đó gửi lên hệ thống của cơ quan thuế để lấy mã xác thực. Mỗi hóa đơn được cấp một mã duy nhất do Tổng cục Thuế phát hành trước khi gửi cho người mua.

Đặc điểm:

• Cần kết nối trực tiếp với hệ thống thuế
• Được cơ quan thuế kiểm tra và cấp mã trước khi sử dụng
• Phù hợp với doanh nghiệp có rủi ro cao, cần minh bạch hóa giao dịch

Hóa đơn điện tử không mã là gì?

Hóa đơn điện tử không mã là loại hóa đơn do doanh nghiệp tự phát hành và quản lý, không cần thông qua bước cấp mã xác thực của cơ quan thuế trước khi gửi cho khách hàng.

Đặc điểm:

• Tự chủ trong phát hành, không cần chờ cấp mã
• Phù hợp với doanh nghiệp có mức độ tuân thủ tốt, rủi ro thấp
• Cần đăng ký sử dụng với cơ quan thuế và được chấp thuận sử dụng không mã

So sánh điểm khác biệt về quy trình, đối tượng, mục đích

Tiêu chí	Hóa đơn điện tử có mã	Hóa đơn điện tử không mã
Quy trình phát hành	Gửi lên cơ quan thuế để cấp mã trước khi sử dụng	Tự phát hành sau khi đăng ký với cơ quan thuế
Đối tượng áp dụng	Doanh nghiệp thuộc diện rủi ro, hoặc theo yêu cầu từ cơ quan thuế	Doanh nghiệp tuân thủ tốt, không thuộc diện rủi ro
Tính minh bạch	Cao, có mã xác thực từ cơ quan thuế	Tự chịu trách nhiệm, tính kiểm soát thấp hơn
Tốc độ xử lý	Phụ thuộc vào thời gian cấp mã	Nhanh chóng, chủ động hơn
Mục đích quản lý	Hạn chế gian lận, tăng kiểm soát	Linh hoạt, giảm áp lực kê khai

Qua bảng so sánh này, doanh nghiệp có thể đánh giá và lựa chọn loại hóa đơn phù hợp với chiến lược quản trị thuế và mức độ tuân thủ thực tế.

Kết luận: Doanh nghiệp cần lên kế hoạch chuyển đổi ngay

Sau khi phân tích toàn bộ quy định tại Điều 8 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có thể thấy rõ rằng việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã là một bước đi tất yếu và cần thiết với nhiều doanh nghiệp. Không chỉ là yêu cầu pháp lý, đây còn là cơ hội để nâng cao năng lực quản trị, minh bạch tài chính và tăng cường uy tín trong mắt đối tác, khách hàng.

Nghĩa vụ của doanh nghiệp

• Tiếp nhận và phản hồi kịp thời thông báo chuyển đổi từ cơ quan thuế
• Thực hiện đúng quy trình thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn theo quy định
• Tuân thủ thời hạn 10 ngày làm việc từ khi nhận thông báo
• Đảm bảo sử dụng hóa đơn có mã đúng mẫu, đúng dữ liệu và kê khai đúng thời hạn
• Duy trì việc chấp hành pháp luật thuế đầy đủ trong 12 tháng nếu muốn xin trở lại hóa đơn không mã