Quy định mới về điều chỉnh,thay thế hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025

Các quy định mới về hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC thay đổi căn bản cách doanh nghiệp xử lý sai sót hóa đơn, đảm bảo tuân thủ chặt chẽ và đồng bộ hóa dữ liệu với cơ quan thuế.

Tăng cường kiểm soát điều chỉnh và thay thế hóa đơn

Việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót giờ đây phải tuân thủ chặt chẽ về thời điểm, phương thức và biểu mẫu sử dụng. Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý tới các quy định mới nhằm đảm bảo tính hợp lệ và tránh bị xử phạt.

Các tình huống không được phép hủy hóa đơn

Một trong những điểm mới nổi bật là xác định rõ các trường hợp không được phép hủy hóa đơn, bao gồm:

• Hóa đơn đã gửi cho người mua dù chưa thanh toán;
• Hóa đơn đã kê khai thuế trong kỳ bất kỳ;
• Hóa đơn có mã của cơ quan thuế đã xác thực. Trong các trường hợp này, doanh nghiệp buộc phải xử lý theo hướng điều chỉnh, không được thay thế hay hủy bỏ hóa đơn gốc.

Điều kiện và cách ghi nhận hóa đơn điều chỉnh nhiều lần

Nghị định 70/2025 quy định:

• Mỗi hóa đơn điều chỉnh phải dẫn chiếu đến hóa đơn gốc hoặc hóa đơn điều chỉnh liền trước (Fn-1);
• Không được sử dụng hóa đơn điều chỉnh để làm mờ thông tin hóa đơn gốc;
• Nội dung ghi trên hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ lý do, phần thay đổi cụ thể và tránh lặp toàn bộ nội dung gốc. Điều này giúp cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ toàn bộ chuỗi điều chỉnh liên quan.

Bắt buộc dùng biểu mẫu điện tử theo chuẩn mới

Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định doanh nghiệp phải sử dụng mẫu:

• Mẫu 04/SS-HĐĐT: Thông báo hóa đơn có sai sót;
• Mẫu biên bản điều chỉnh mới: thể hiện rõ liên kết hóa đơn, lý do và chữ ký điện tử của hai bên. Việc nộp biểu mẫu này được thực hiện qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc phần mềm hóa đơn tích hợp.

Đồng bộ dữ liệu giữa hóa đơn và cơ sở thuế

Tổng cục Thuế yêu cầu tất cả dữ liệu hóa đơn điện tử:

• Phải được truyền tải ngay sau khi phát hành;
• Đồng bộ mã số thuế, số hóa đơn, mã hóa đơn, thời gian lập với hệ thống của Tổng cục;
• Trường hợp phát hiện hóa đơn lập sai nhưng đã gửi, phải bổ sung hồ sơ điều chỉnh trong vòng 2 ngày làm việc. Sự đồng bộ này đảm bảo tính minh bạch và hỗ trợ tốt công tác hậu kiểm.

Mẫu biểu mới áp dụng từ năm 2025

Từ năm 2025, toàn bộ doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử đều phải áp dụng mẫu biểu theo chuẩn thống nhất do Tổng cục Thuế ban hành tại Thông tư 32/2025/TT-BTC. Điều này giúp việc xử lý hóa đơn sai sót trở nên chuẩn hóa, minh bạch và dễ kiểm tra.

Mẫu 04/SS-HĐĐT – Thông báo hóa đơn có sai sót

Đây là biểu mẫu dùng để thông báo cho cơ quan thuế khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, đã hoặc chưa gửi cho người mua. Mẫu này gồm các trường:

• Số hóa đơn sai, ngày lập, ký hiệu;
• Lý do sai sót;
• Phương án xử lý: thay thế, điều chỉnh hoặc hủy;
• Chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật. Biểu mẫu được nộp qua hệ thống khai thuế điện tử hoặc tích hợp trong phần mềm hóa đơn.

Biên bản điều chỉnh có liên kết mã hóa đơn Fn, Fn-1

Biên bản điều chỉnh mới yêu cầu thể hiện rõ:

• Số hóa đơn gốc và các lần điều chỉnh trước đó;
• Lý do điều chỉnh cụ thể;
• Nội dung thay đổi trên hóa đơn;
• Ghi chú rõ “Điều chỉnh lần Fn cho hóa đơn số…, ký hiệu… ngày… (Fn-1).” Đây là căn cứ quan trọng trong trường hợp kiểm tra thuế hoặc giải trình hồ sơ kế toán.

Mẫu hóa đơn mới phải ghi rõ lý do thay thế/điều chỉnh

Trên mẫu hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cần có dòng mô tả:

• “Thay thế cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày… do sai…”;
• Hoặc: “Điều chỉnh cho hóa đơn số…, ngày…, do sai về [nội dung cụ thể].” Yêu cầu này bắt buộc để đảm bảo minh bạch, giúp người mua dễ đối chiếu và cơ quan thuế kiểm tra thuận lợi.

Các lỗi thường gặp khi sử dụng biểu mẫu mới

Doanh nghiệp có thể gặp một số lỗi như:

• Thiếu chữ ký điện tử của người mua trong biên bản điều chỉnh;
• Không ghi rõ hóa đơn Fn-1 khi điều chỉnh nhiều lần;
• Sử dụng nhầm mẫu cũ thay vì mẫu cập nhật năm 2025;
• Không nộp mẫu 04/SS-HĐĐT kèm theo hóa đơn điều chỉnh. Việc tránh các lỗi này sẽ giúp doanh nghiệp không bị trả lại hồ sơ hay bị xử phạt hành chính.

Các trường hợp hóa đơn phải điều chỉnh bắt buộc

Một số tình huống cụ thể buộc doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh thay vì thay thế, dù muốn đơn giản hóa thủ tục. Dưới đây là các trường hợp phổ biến cần chú ý:

Hóa đơn đã kê khai thuế

Nếu hóa đơn đã được doanh nghiệp đưa vào tờ khai thuế GTGT hoặc thuế TNDN, thì theo quy định:

• Không được thay thế hoặc hủy bỏ hóa đơn;
• Chỉ được phép lập hóa đơn điều chỉnh, phản ánh phần sai lệch;
• Phải kèm theo biên bản điều chỉnh, ghi rõ số hóa đơn gốc và nội dung thay đổi. Điều này áp dụng cho cả trường hợp doanh nghiệp phát hiện sai sót sau kỳ quyết toán.

Hóa đơn có sai thông tin người mua

Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua và có các sai sót như:

• Sai tên doanh nghiệp, mã số thuế;
• Sai địa chỉ, thông tin liên hệ;
• Không khớp thông tin giao hàng với hợp đồng. Do đã gửi đi và có thể đã kê khai, doanh nghiệp buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh, không được thay thế hóa đơn gốc.

Hóa đơn điều chỉnh tăng giảm số tiền thuế

Đối với sai sót liên quan đến:

• Giá trị hàng hóa;
• Thuế suất áp dụng;
• Tổng tiền thanh toán có thuế và không thuế. Việc điều chỉnh tăng hoặc giảm giá trị đều phải sử dụng hóa đơn điều chỉnh, tuyệt đối không được lập lại hóa đơn mới để thay thế.

Hóa đơn có lỗi hệ thống đầu ra

Các lỗi phát sinh từ phần mềm hóa đơn như:

• Sai dòng, nhảy số dòng;
• Lỗi font chữ, mã hóa không đúng chuẩn;
• Lỗi khi xuất PDF hoặc XML gửi người mua. Nếu hóa đơn đã được gửi cho khách hàng hoặc đồng bộ lên Tổng cục Thuế, thì buộc phải xử lý thông qua biên bản và hóa đơn điều chỉnh theo đúng định dạng mới.

Các trường hợp hóa đơn được thay thế

Không phải mọi sai sót hóa đơn đều buộc phải điều chỉnh. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp được phép lập hóa đơn thay thế nhằm đảm bảo tính đơn giản, nhanh gọn và tiết kiệm thủ tục hành chính.

Hóa đơn chưa gửi cho người mua

Nếu hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi cho khách hàng và phát hiện có sai sót:

• Doanh nghiệp có thể lập lại hóa đơn mới để thay thế;
• Hóa đơn cũ phải được đánh dấu hủy trong hệ thống và lưu trữ nội bộ;
• Không cần lập biên bản điều chỉnh, không cần thông báo cơ quan thuế. Điều này giúp xử lý nhanh các sai sót trước khi phát sinh nghĩa vụ thuế.

Hóa đơn chưa kê khai thuế

Trường hợp hóa đơn đã gửi nhưng chưa được kê khai thuế tại bên bán hoặc bên mua:

• Doanh nghiệp được phép thay thế bằng hóa đơn mới chính xác;
• Cần thông báo cho bên mua và lập văn bản xác nhận việc thay thế;
• Hóa đơn cũ vẫn phải được lưu trữ để phục vụ đối chiếu.

Hóa đơn viết sai thông tin nhưng chưa phát hành

Nếu hóa đơn còn ở dạng dự thảo hoặc mới xuất ra file XML/PDF mà chưa ký điện tử hoặc chưa phát hành:

• Có thể xóa bỏ hoàn toàn và lập hóa đơn khác thay thế;
• Không cần thủ tục điều chỉnh vì hóa đơn chưa có giá trị pháp lý;
• Thường xảy ra trong bước kiểm tra nội bộ trước phát hành.

Sai định dạng hoặc ký hiệu hóa đơn

Các lỗi liên quan đến hệ thống kỹ thuật như:

• Nhập sai ký hiệu mẫu số hóa đơn;
• Định dạng ngày giờ không đúng chuẩn quy định;
• Mã hóa đơn không khớp với mã hóa đơn đăng ký với cơ quan thuế. Nếu hóa đơn chưa có mã xác thực hoặc chưa gửi người mua, có thể thay thế nhanh chóng mà không cần điều chỉnh.

Lỗi thường gặp trong xử lý hóa đơn điện tử

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp gặp phải các lỗi phổ biến khiến hóa đơn bị từ chối, ảnh hưởng đến việc kê khai thuế hoặc dẫn đến xử phạt hành chính.

Ghi sai số hóa đơn gốc trong điều chỉnh

Một lỗi phổ biến là doanh nghiệp ghi sai mã số hóa đơn gốc hoặc không dẫn chiếu đúng hóa đơn cần điều chỉnh. Điều này gây khó khăn cho việc đối chiếu dữ liệu giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn gốc, dễ bị cơ quan thuế từ chối tiếp nhận hoặc yêu cầu giải trình bổ sung.

Không lập biên bản trước khi điều chỉnh

Theo quy định, khi điều chỉnh hóa đơn, hai bên phải lập biên bản xác nhận rõ ràng nội dung sai sót và thống nhất phương án điều chỉnh. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước này, hoặc lập biên bản không đầy đủ thông tin, dẫn đến hóa đơn điều chỉnh bị coi là không hợp lệ.

Lỗi ghi nhầm đơn giá, thuế suất

Do sai sót nhập liệu hoặc áp dụng nhầm biểu thuế, nhiều doanh nghiệp ghi sai đơn giá hàng hóa hoặc thuế suất GTGT. Những lỗi này ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền thuế đầu ra và có thể dẫn đến việc truy thu hoặc bị xử phạt nếu không điều chỉnh kịp thời.

Gửi hóa đơn sai cho người mua

Việc gửi nhầm hóa đơn cho sai đối tượng mua hàng là lỗi đáng tiếc nhưng khá thường gặp, đặc biệt khi quản lý nhiều khách hàng. Hóa đơn gửi sai không được người mua chấp nhận và có thể đã được đồng bộ lên hệ thống thuế, gây phức tạp trong việc xử lý và phải lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh tùy trường hợp cụ thể.

Hướng dẫn doanh nghiệp xử lý hóa đơn đúng quy định

Để tránh các sai sót đáng tiếc và rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần có kế hoạch chủ động trong việc xử lý hóa đơn theo đúng hướng dẫn và quy định mới nhất.

Phân biệt rõ giữa điều chỉnh và thay thế hóa đơn

Doanh nghiệp cần xác định rõ khi nào dùng hóa đơn điều chỉnh và khi nào được phép lập hóa đơn thay thế. Điều chỉnh dùng trong trường hợp hóa đơn đã gửi, đã kê khai thuế, còn thay thế áp dụng khi hóa đơn chưa kê khai hoặc chưa phát hành. Nhận diện chính xác sẽ giúp tránh xử lý sai, giảm thiểu rủi ro bị phạt.

Thiết lập quy trình kiểm tra nội bộ hóa đơn

Cần xây dựng quy trình nội bộ kiểm tra thông tin hóa đơn trước và sau khi phát hành. Việc này bao gồm:

• Rà soát thông tin người mua, mã số thuế, địa chỉ;
• Kiểm tra đơn giá, thuế suất, mã hàng hóa;
• Phê duyệt nội bộ qua nhiều cấp trước khi ký và gửi hóa đơn. Quy trình rõ ràng giúp giảm sai sót, nâng cao trách nhiệm từng bộ phận liên quan.

Đào tạo kế toán và phối hợp nhà cung cấp phần mềm

Doanh nghiệp nên tổ chức các buổi đào tạo định kỳ cho bộ phận kế toán và bán hàng về các quy định mới nhất liên quan hóa đơn điện tử. Đồng thời, cần chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn có chức năng:

• Điều chỉnh, thay thế hóa đơn;
• Tự động đồng bộ hóa với hệ thống thuế;
• Cảnh báo lỗi trước khi phát hành hóa đơn. Sự phối hợp này giúp vận hành hệ thống hóa đơn trơn tru và tuân thủ pháp lý.

Lưu trữ hóa đơn và biên bản đúng hạn theo quy định

Theo quy định, hóa đơn điện tử và các biên bản điều chỉnh/thay thế phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Doanh nghiệp cần:

• Sử dụng hệ thống lưu trữ có khả năng backup và truy xuất dễ dàng;
• Phân loại hóa đơn điều chỉnh và thay thế theo mã số, thời gian;
• Đảm bảo có thể xuất trình khi có thanh tra thuế hoặc kiểm toán nội bộ. Việc lưu trữ bài bản giúp doanh nghiệp quản trị rủi ro và đáp ứng yêu cầu kiểm tra bất kỳ lúc nào.

Trách nhiệm pháp lý khi sai sót hóa đơn

Việc sai sót trong quá trình lập và xử lý hóa đơn điện tử không chỉ ảnh hưởng đến nghiệp vụ kế toán mà còn có thể dẫn đến các hình thức xử phạt hành chính, truy thu thuế và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp trong mắt cơ quan thuế.

Mức xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP

Nghị định 125/2020 quy định mức phạt tùy theo tính chất và mức độ vi phạm:

• Phạt từ 2 triệu đến 8 triệu đồng đối với hành vi lập sai hóa đơn nhưng chưa gửi cho người mua;
• Phạt đến 20 triệu đồng nếu hóa đơn sai sót đã kê khai thuế hoặc ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế;
• Các tình huống như không lập hóa đơn, cố tình che giấu sai sót có thể bị xử lý hình sự nếu vượt ngưỡng quy định.

Các yếu tố tăng nặng tình tiết

Cơ quan thuế sẽ xem xét các yếu tố tăng nặng như:

• Vi phạm nhiều lần trong cùng một kỳ kế toán;
• Có ý đồ gian lận thuế, sử dụng hóa đơn khống;
• Không hợp tác khi kiểm tra, thanh tra thuế;
• Trì hoãn nộp mẫu biểu, biên bản điều chỉnh. Các tình tiết này sẽ làm tăng mức xử phạt và khiến doanh nghiệp mất điểm trong đánh giá rủi ro thuế.

Truy thu thuế và hậu kiểm của cơ quan thuế

Ngoài xử phạt hành chính, cơ quan thuế có thể:

• Truy thu số tiền thuế thiếu do khai sai hóa đơn;
• Tính lãi phạt chậm nộp trên tổng số thuế truy thu;
• Áp dụng kiểm tra hậu kiểm định kỳ 6 tháng đến 1 năm;
• Tạm thời khóa mã số thuế trong trường hợp nghiêm trọng.

Doanh nghiệp bị xếp loại rủi ro nếu vi phạm nhiều lần

Doanh nghiệp có sai sót hóa đơn lặp lại nhiều lần sẽ:

• Bị xếp vào nhóm rủi ro cao trong hệ thống quản lý thuế;
• Chịu tần suất kiểm tra, thanh tra nhiều hơn;
• Không được sử dụng hóa đơn có mã không qua cơ quan thuế;
• Ảnh hưởng đến quá trình hoàn thuế, đăng ký ưu đãi.

Phần mềm và tích hợp hệ thống hóa đơn

Để đảm bảo quy trình phát hành, lưu trữ và điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện đúng chuẩn, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm hóa đơn đạt yêu cầu pháp lý và dễ dàng tích hợp với các hệ thống nội bộ và cơ quan thuế.

Yêu cầu bắt buộc với phần mềm hóa đơn

Phần mềm hóa đơn phải được Tổng cục Thuế chấp thuận, có khả năng:

• Phát hành hóa đơn theo mẫu biểu chuẩn từ Thông tư 32/2025/TT-BTC;
• Ký điện tử đúng định dạng XML, có mã QR theo quy định;
• Cho phép lập, điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo đúng quy trình;
• Có cơ chế bảo mật và lưu trữ dữ liệu tối thiểu 10 năm.

Tích hợp với hệ thống kế toán nội bộ

Phần mềm hóa đơn cần được kết nối chặt chẽ với hệ thống kế toán, giúp:

• Tự động lấy dữ liệu bán hàng để lập hóa đơn;
• Đồng bộ thông tin khách hàng, hợp đồng, thanh toán;
• Giảm sai sót thủ công và tăng hiệu quả kiểm soát. Việc tích hợp này giúp các bộ phận kế toán, bán hàng và kiểm soát nội bộ phối hợp nhanh chóng.

Tự động đồng bộ với cổng thông tin Tổng cục Thuế

Phần mềm cần đảm bảo:

• Mỗi hóa đơn sau khi phát hành đều được tự động gửi lên hệ thống thuế;
• Có phản hồi mã xác thực từ Tổng cục Thuế để hoàn thiện tính pháp lý;
• Tự động xử lý các thông báo lỗi từ cơ quan thuế (nếu có);
• Ghi nhận và lưu trữ lịch sử đồng bộ để đối chiếu sau này.

Phối hợp với nhà cung cấp phần mềm kịp thời

Doanh nghiệp cần:

• Ký hợp đồng dịch vụ với đơn vị cung cấp phần mềm uy tín;
• Có quy trình hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật biểu mẫu mới;
• Được tư vấn pháp lý kịp thời khi phát sinh lỗi hệ thống hoặc sai sót hóa đơn;
• Thiết lập đường dây liên lạc khẩn khi gặp sự cố để xử lý kịp thời tránh bị xử phạt từ cơ quan thuế.

Thời hạn khai bổ sung và xử lý muộn

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp phát hiện sai sót hóa đơn sau một thời gian dài. Dưới đây là các quy định và hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn điều chỉnh muộn hoặc sau khi cơ quan thuế đã thực hiện quyết toán.

Hóa đơn điều chỉnh sau 1 tháng

Nếu phát hiện sai sót sau khi phát hành hóa đơn từ 1 tháng trở lên:

• Doanh nghiệp vẫn được phép lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định;
• Cần lập biên bản điều chỉnh, dẫn chiếu rõ hóa đơn gốc;
• Gửi thông báo mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế để cập nhật dữ liệu;
• Cập nhật hóa đơn điều chỉnh vào kỳ khai thuế hiện tại, không được điều chỉnh tờ khai cũ.

Điều chỉnh sau 6 tháng hoặc 1 năm

Với các hóa đơn đã phát hành hơn 6 tháng hoặc qua 1 năm tài chính:

• Phải giải trình lý do phát hiện muộn và lập hồ sơ đầy đủ gửi cơ quan thuế;
• Có thể bị yêu cầu kiểm tra bổ sung nếu hóa đơn ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế;
• Nếu hóa đơn điều chỉnh làm thay đổi số thuế, cần khai bổ sung tờ khai thuế tại thời điểm hiện tại.

Xử lý hóa đơn sau khi quyết toán thuế

Trường hợp phát hiện sai sót sau khi doanh nghiệp đã được quyết toán thuế:

• Việc điều chỉnh phải có biên bản xác nhận với cơ quan thuế;
• Có thể bị truy thu thuế nếu sai sót làm giảm số thuế phải nộp;
• Hóa đơn điều chỉnh vẫn được lập nhưng phải có thêm phụ lục giải trình đi kèm.

Giải trình bổ sung với cơ quan thuế

Mọi hóa đơn điều chỉnh muộn đều cần giải trình rõ ràng:

• Nội dung sai sót;
• Thời điểm phát hiện;
• Tác động đến nghĩa vụ thuế;
• Hướng xử lý đã thực hiện. Việc giải trình kịp thời và trung thực sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị áp dụng mức phạt nặng hoặc bị đưa vào danh sách kiểm tra định kỳ.

Lưu trữ và kiểm tra hóa đơn điện tử

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp sẵn sàng đối chiếu, phục vụ kiểm tra thuế hoặc giải trình nội bộ. Dưới đây là các nguyên tắc quan trọng cần thực hiện.

Thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm

Theo quy định hiện hành, tất cả hóa đơn điện tử, kể cả hóa đơn điều chỉnh và thay thế, phải được lưu trữ tối thiểu trong 10 năm. Doanh nghiệp nên áp dụng hệ thống lưu trữ điện tử có tính bảo mật cao, cho phép kiểm tra toàn vẹn dữ liệu và truy xuất dễ dàng trong thời gian dài.

Truy xuất dữ liệu và backup định kỳ

Cần đảm bảo khả năng:

• Truy xuất nhanh các hóa đơn theo mã số, tên khách hàng, thời gian phát hành;
• Sao lưu dữ liệu định kỳ hằng tuần hoặc hàng tháng;
• Lưu bản sao ở cả máy chủ nội bộ và dịch vụ lưu trữ đám mây để phòng ngừa sự cố mất mát. Quy trình này nên được quy định thành văn bản và kiểm tra định kỳ.

Hóa đơn điều chỉnh/thay thế cần lưu riêng

Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế cần được:

• Phân loại tách biệt với hóa đơn gốc;
• Lưu kèm biên bản điều chỉnh, thông báo mẫu 04/SS-HĐĐT (nếu có);
• Gắn cờ phân loại để thuận tiện khi kiểm tra hoặc giải trình. Việc này giúp cơ quan thuế dễ kiểm tra chuỗi điều chỉnh, giảm thiểu rủi ro bị đánh giá sai phạm.

Cung cấp hóa đơn khi có thanh tra thuế

Khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra:

• Doanh nghiệp phải cung cấp hóa đơn đầy đủ, đúng định dạng XML và PDF;
• Có biên bản điều chỉnh và xác nhận từ các bên liên quan nếu hóa đơn đã được sửa;
• Các hệ thống lưu trữ phải cho phép truy cập, in ấn, ký xác nhận để phục vụ kiểm tra. Việc sẵn sàng về dữ liệu giúp doanh nghiệp thể hiện tính minh bạch và tuân thủ cao.

Một số câu hỏi thường gặp về xử lý hóa đơn điện tử

Khi nào cần lập hóa đơn điều chỉnh?

Khi hóa đơn đã gửi cho người mua hoặc đã kê khai thuế, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh. Điều này áp dụng ngay cả khi sai sót nhỏ như tên khách hàng, mã số thuế, thuế suất hay số tiền.

Có thể thay thế hóa đơn trong trường hợp nào?

Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn thay thế nếu:

• Hóa đơn chưa gửi cho người mua;
• Hóa đơn chưa kê khai thuế;
• Hóa đơn chưa phát hành (dạng dự thảo). Không áp dụng thay thế nếu hóa đơn đã kê khai thuế hoặc đã được xác thực mã từ cơ quan thuế.

Có thể điều chỉnh nhiều lần một hóa đơn không?

Có. Tuy nhiên mỗi lần điều chỉnh cần:

• Dẫn chiếu rõ đến hóa đơn gốc hoặc điều chỉnh trước đó (Fn-1);
• Biên bản điều chỉnh kèm theo;
• Ghi rõ lý do điều chỉnh và nội dung thay đổi.

Có cần gửi thông báo sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT không?

Có. Mẫu 04/SS-HĐĐT là bắt buộc khi doanh nghiệp phát hiện hóa đơn có sai sót dù đã hoặc chưa gửi người mua. Mẫu này nộp qua cổng thông tin thuế hoặc phần mềm tích hợp.

Có bị phạt nếu xử lý hóa đơn sai?

Có. Tùy theo mức độ sai phạm, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính từ 2 đến 20 triệu đồng, thậm chí bị truy thu thuế hoặc hậu kiểm nếu vi phạm nghiêm trọng hoặc tái diễn nhiều lần.

Kết luận: Doanh nghiệp cần chủ động thích ứng

Quy định mới giúp cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ và công khai hơn trong lĩnh vực hóa đơn. Mỗi doanh nghiệp cần kịp thời cập nhật, chuẩn hóa quy trình phát hành, điều chỉnh và lưu trữ hóa đơn điện tử để tránh bị xử phạt và truy thu về sau.