Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử: Hướng dẫn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Việc thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn điện tử là một quy trình quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác, hợp pháp của chứng từ kế toán và nghĩa vụ kê khai thuế. Doanh nghiệp cần hiểu rõ các trường hợp được phép điều chỉnh, thay thế để áp dụng đúng theo quy định.

Hóa đơn điện tử có thể điều chỉnh hoặc thay thế khi nào?

Hóa đơn điện tử có thể:

• Thay thế nếu phát hiện sai sót trước khi gửi cho người mua hoặc chưa kê khai thuế.
• Điều chỉnh nếu hóa đơn đã được gửi cho người mua, đã kê khai hoặc đã thanh toán nhưng phát hiện có sai lệch.

Các sai sót phổ biến gồm: sai tên người mua, sai số lượng, đơn giá, mã số thuế, thuế suất, thành tiền, mã hóa đơn, v.v.

Những tình huống bắt buộc phải điều chỉnh, không được hủy

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các tình huống bắt buộc phải điều chỉnh, không được hủy hóa đơn bao gồm:

• Hóa đơn đã gửi cho người mua hoặc đã kê khai thuế.
• Hóa đơn phát sinh sai sót về số tiền, mã số thuế, thuế suất, số lượng… sau khi phát hành.
• Hóa đơn đã lập nhưng phát hiện lỗi và không có điều kiện thu hồi bản cũ (trừ các lỗi kỹ thuật hệ thống, chưa gửi cho người mua).

Trường hợp này, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh, kèm biên bản thỏa thuận giữa hai bên, không được lập lại hóa đơn mới hay hủy bỏ hóa đơn cũ.

Văn bản pháp lý đang áp dụng: Nghị định 70/2025, TT 32/2025/TT-BTC

Các quy định pháp lý điều chỉnh hoạt động điều chỉnh, thay thế hóa đơn bao gồm:

• Nghị định 70/2025/NĐ-CP: quy định nguyên tắc, trình tự xử lý hóa đơn sai sót
• Thông tư 32/2025/TT-BTC: hướng dẫn nghiệp vụ kế toán liên quan đến hóa đơn điện tử, biểu mẫu điều chỉnh/thay thế
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP (áp dụng tương ứng với các trường hợp chưa được thay thế hoàn toàn)

Doanh nghiệp cần căn cứ các văn bản này để áp dụng đúng cách, tránh bị phạt hành chính hoặc bị truy thu thuế.

Các trường hợp hóa đơn điện tử được thay thế

Việc thay thế hóa đơn điện tử chỉ được thực hiện khi hóa đơn có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua hoặc chưa được kê khai thuế. Đây là phương án tối ưu giúp tránh phát sinh thủ tục điều chỉnh phức tạp, đồng thời đảm bảo tính hợp lệ trong lưu trữ và kê khai thuế.

Hóa đơn sai sót chưa gửi cho người mua

Nếu hóa đơn điện tử có sai sót được phát hiện trước khi gửi cho người mua thì doanh nghiệp có thể lập lại hóa đơn mới thay thế. Trong trường hợp này, hóa đơn cũ bị hủy và không cần thông báo điều chỉnh với cơ quan thuế. Tuy nhiên, phải bảo đảm rằng hóa đơn chưa từng được kê khai, chưa được lưu hành hoặc sử dụng làm căn cứ hạch toán.

Hóa đơn sai tên, địa chỉ, mã số thuế người mua

Khi hóa đơn bị ghi sai tên, địa chỉ hoặc mã số thuế người mua nhưng chưa gửi đi hoặc chưa kê khai, doanh nghiệp được phép hủy hóa đơn cũ và phát hành hóa đơn mới thay thế với thông tin chính xác. Việc này giúp đảm bảo đúng dữ liệu đầu vào cho bên mua, tránh ảnh hưởng đến việc kê khai thuế khấu trừ.

Hóa đơn ghi sai thông tin hàng hóa, dịch vụ, thuế suất, thành tiền

Trong trường hợp hóa đơn có sai sót về mô tả hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất hoặc tổng tiền, nếu phát hiện sớm trước khi phát hành chính thức, doanh nghiệp nên thực hiện thay thế hoàn toàn bằng hóa đơn mới. Hóa đơn thay thế cần phản ánh đầy đủ, chính xác toàn bộ nội dung nghiệp vụ đúng, đồng thời đảm bảo định danh rõ ràng giữa hóa đơn gốc và hóa đơn mới.

Trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn điện tử

Điều chỉnh hóa đơn điện tử là hình thức được sử dụng khi hóa đơn đã phát hành có sai sót nhưng không thể hủy hoặc thay thế do đã gửi cho người mua hoặc đã kê khai thuế. Trong những trường hợp này, doanh nghiệp phải phát hành hóa đơn điều chỉnh kèm biên bản thỏa thuận giữa hai bên để đảm bảo tính pháp lý.

Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng phát hiện sai sót

Khi phát hiện hóa đơn có lỗi sau khi đã gửi cho người mua (qua email, phần mềm, hoặc nền tảng kết nối khác), doanh nghiệp không được phép xóa hoặc hủy hóa đơn cũ mà phải lập hóa đơn điều chỉnh. Việc điều chỉnh phải phản ánh đúng và đầy đủ nội dung sai sót và có sự đồng thuận từ người mua bằng biên bản xác nhận.

Điều chỉnh tăng, giảm số lượng, đơn giá, thuế suất

Trong trường hợp hóa đơn đã phát hành có sai sót về số lượng hàng hóa, đơn giá, hoặc thuế suất, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh tương ứng:

• Điều chỉnh tăng số lượng, đơn giá, thuế suất: lập hóa đơn điều chỉnh dương.
• Điều chỉnh giảm số lượng, đơn giá, thuế suất: lập hóa đơn điều chỉnh âm. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung điều chỉnh, liên kết với hóa đơn gốc và có kèm biên bản điều chỉnh ký giữa hai bên.

Điều chỉnh nhiều lần nối tiếp theo Fn-1

Một hóa đơn gốc có thể được điều chỉnh nhiều lần nếu tiếp tục phát hiện sai sót mới. Khi đó, các hóa đơn điều chỉnh tiếp theo sẽ ghi chú rõ:

• Số hiệu hóa đơn gốc;
• Số hiệu các lần điều chỉnh trước (Fn-1);
• Nội dung tiếp tục điều chỉnh tại lần này (Fn). Việc ghi chú này giúp theo dõi mạch điều chỉnh rõ ràng và đảm bảo cơ quan thuế, kế toán nội bộ kiểm soát được toàn bộ lịch sử điều chỉnh hóa đơn đó.

Các bước thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử

Để điều chỉnh hóa đơn điện tử đúng quy định, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước chuẩn hóa dưới đây nhằm đảm bảo hồ sơ minh bạch và được chấp nhận trong các đợt kiểm tra thuế.

Lập biên bản thỏa thuận giữa bên bán và bên mua

Biên bản thỏa thuận là bằng chứng pháp lý quan trọng cho việc điều chỉnh hóa đơn. Nội dung biên bản cần ghi rõ:

• Số hóa đơn gốc cần điều chỉnh;
• Lý do điều chỉnh;
• Nội dung sai và nội dung điều chỉnh;
• Chữ ký của người đại diện hợp pháp bên bán và bên mua;
• Ngày lập biên bản. Biên bản này được lưu cùng hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh, dùng làm căn cứ chứng minh hợp lệ khi kê khai thuế.

Ghi rõ lý do điều chỉnh trong mẫu hóa đơn mới

Trên hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp bắt buộc phải ghi:

• “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày… do sai [nội dung cụ thể]”
• Ghi rõ nội dung điều chỉnh tăng hoặc giảm (âm/dương) so với hóa đơn gốc.
• Đảm bảo thể hiện đúng các thông tin liên quan đã sửa, không lặp lại toàn bộ nội dung cũ (trừ khi là hóa đơn điều chỉnh toàn phần).

Cách ghi số hóa đơn gốc và ký hiệu Fn, Fn-1

Để đảm bảo tính liên kết giữa các lần điều chỉnh:

• Hóa đơn điều chỉnh đầu tiên sẽ ghi rõ số và ký hiệu của hóa đơn gốc;
• Hóa đơn điều chỉnh tiếp theo (lần 2 trở đi) cần ghi rõ số hiệu của hóa đơn điều chỉnh liền trước (Fn-1);
• Cách ghi này giúp hình thành chuỗi điều chỉnh minh bạch, dễ kiểm tra.

Ví dụ: Hóa đơn gốc số 000123, ký hiệu AA/23E phát hành ngày 15/5/2025. Hóa đơn điều chỉnh đầu tiên ghi “Điều chỉnh cho hóa đơn 000123/AA/23E ngày 15/5/2025”. Hóa đơn điều chỉnh thứ hai sẽ ghi “Điều chỉnh cho hóa đơn số 000001/AD/23E ngày 16/5/2025 (Fn-1)”.

Các bước thay thế hóa đơn điện tử

Việc thay thế hóa đơn điện tử cần thực hiện đầy đủ các bước để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro bị cơ quan thuế từ chối công nhận hóa đơn mới.

Điều kiện được thay thế: chưa gửi hoặc chưa kê khai

Hóa đơn được phép thay thế nếu đáp ứng đồng thời hai điều kiện:

• Hóa đơn điện tử có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua.
• Hóa đơn chưa được kê khai trong bất kỳ tờ khai thuế nào. Nếu hóa đơn đã gửi hoặc đã kê khai thì không được thay thế, mà bắt buộc phải điều chỉnh.

Ghi nhận hóa đơn mới thay thế và hủy hóa đơn sai

Sau khi xác định đủ điều kiện thay thế, doanh nghiệp cần:

• Lập hóa đơn điện tử mới với nội dung chính xác và số hóa đơn kế tiếp.
• Hủy hóa đơn sai sót bằng nghiệp vụ trên phần mềm hóa đơn điện tử (ghi chú rõ lý do hủy).
• Hóa đơn mới thay thế cần ghi chú: “Thay thế cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày… do sai…”.

Gửi thông báo đến cơ quan thuế (mẫu 04/SS-HĐĐT)

Trong nhiều hệ thống, hóa đơn sai vẫn sẽ được lưu trong hệ thống của Tổng cục Thuế dù chưa gửi cho người mua. Vì vậy:

• Doanh nghiệp cần lập Thông báo hóa đơn có sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT theo quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC.
• Gửi thông báo này đến cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc phần mềm tích hợp.
• Lưu giữ văn bản thông báo cùng bản sao hóa đơn cũ và hóa đơn thay thế để phục vụ kiểm tra.

Thời hạn kê khai thuế với hóa đơn điều chỉnh, thay thế

Việc kê khai thuế đúng thời hạn đối với hóa đơn đã điều chỉnh hoặc thay thế là một yêu cầu quan trọng để đảm bảo nghĩa vụ thuế và tránh bị xử phạt. Tùy thuộc vào thời điểm phát hiện sai sót và trạng thái hóa đơn, thời hạn kê khai có thể khác nhau.

Trước hoặc cùng kỳ kê khai phát sinh

Trường hợp doanh nghiệp phát hiện sai sót và thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn trước khi kỳ kê khai phát sinh hoặc cùng kỳ, thì việc kê khai được thực hiện bình thường theo kỳ kế toán tháng/quý. Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế sẽ được kê khai trong kỳ kê khai có phát sinh giao dịch liên quan.

Các trường hợp được phép khai bổ sung theo luật

Nếu phát hiện sai sót sau kỳ kê khai, doanh nghiệp có thể:

• Kê khai bổ sung cho kỳ phát sinh hóa đơn sai sót theo quy định tại Điều 47, Luật Quản lý thuế 2019.
• Trường hợp sai sót không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế thì có thể điều chỉnh ở kỳ hiện tại và kèm theo biên bản giải trình.

Cơ quan thuế vẫn chấp nhận hóa đơn điều chỉnh nếu được khai bổ sung hợp lệ và trong thời hạn cho phép.

Xử lý nếu phát hiện sai sót sau 6 tháng, sau 1 năm

Trường hợp hóa đơn đã phát hành bị sai và chỉ được phát hiện sau 6 tháng hoặc sau 1 năm kể từ ngày lập hóa đơn:

• Doanh nghiệp vẫn được phép điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định;
• Phải lập tờ khai bổ sung và nộp phạt hành chính (nếu ảnh hưởng nghĩa vụ thuế);
• Nếu phát hiện sau khi đã quyết toán thuế thì việc điều chỉnh sẽ phức tạp hơn và cần sự chấp thuận của cơ quan thuế qua văn bản giải trình.

Lưu ý: Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình rà soát hóa đơn định kỳ để hạn chế phát hiện sai sót muộn, tránh bị xử phạt hoặc bị truy thu thuế lớn.

Trách nhiệm của người bán và người mua

Việc phối hợp giữa bên bán và bên mua có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đúng ngay từ đầu và xử lý kịp thời nếu có sai sót. Trách nhiệm rõ ràng sẽ hạn chế rủi ro về thuế và tránh bị xử phạt hành chính.

Người bán phải kiểm tra lại thông tin trước khi lập hóa đơn

Bên bán chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm tra toàn bộ thông tin trên hóa đơn điện tử trước khi phát hành:

• Đối chiếu tên, mã số thuế, địa chỉ, thông tin hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất…
• Kiểm tra thông tin hệ thống kết nối với phần mềm hóa đơn và đảm bảo chữ ký số hợp lệ.
• Lưu ý đối với các hóa đơn xuất nhiều dòng hoặc lô hàng, cần có bước rà soát cuối trước khi ký gửi.

Người mua có trách nhiệm phản hồi sai sót sớm

Người mua có nghĩa vụ:

• Rà soát hóa đơn ngay khi nhận được qua email hoặc hệ thống.
• Thông báo ngay cho người bán nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào liên quan đến tên đơn vị, giá trị hàng hóa, thuế suất hoặc mã số thuế.
• Phối hợp ký biên bản điều chỉnh nếu cần, tránh trì hoãn để không ảnh hưởng đến kỳ kê khai thuế.

Lưu trữ hồ sơ biên bản điều chỉnh tối thiểu 10 năm

Cả hai bên có trách nhiệm:

• Lưu trữ bản cứng và/hoặc bản điện tử của biên bản điều chỉnh, hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh và các giấy tờ liên quan.
• Thời gian lưu trữ tối thiểu theo quy định của Luật Kế toán là 10 năm.
• Việc lưu trữ đầy đủ giúp đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ khi có thanh tra, kiểm tra thuế hoặc cần đối chiếu nội bộ.

Mức xử phạt vi phạm khi sai sót hóa đơn điện tử

Vi phạm trong quá trình phát hành, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử có thể dẫn đến những hệ quả pháp lý nghiêm trọng, bao gồm xử phạt hành chính, truy thu thuế và thậm chí kiểm tra đột xuất từ cơ quan thuế.

Các hành vi bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP

Một số hành vi phổ biến bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP gồm:

• Lập hóa đơn sai ngày, sai nội dung, sai mã số thuế;
• Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Không gửi hóa đơn đến người mua đúng thời hạn;
• Không lập biên bản điều chỉnh khi phát hiện sai sót;
• Lập nhiều hóa đơn cho cùng một nghiệp vụ.

Mức phạt có thể dao động từ 4 triệu đồng đến 50 triệu đồng tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.

Trường hợp không thông báo, không điều chỉnh đúng quy định

Nếu doanh nghiệp phát hiện hóa đơn có sai sót nhưng:

• Không thông báo đến cơ quan thuế;
• Không lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đúng quy trình;
• Không lập biên bản xác nhận với người mua;

thì có thể bị xử phạt từ 5 – 20 triệu đồng và bị coi là sử dụng hóa đơn không hợp pháp. Trong trường hợp có dấu hiệu gian lận thuế, cơ quan thuế có thể chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra.

Phạt hành chính, truy thu thuế, tăng tần suất kiểm tra thuế

Ngoài phạt hành chính, cơ quan thuế có thể:

• Truy thu các khoản thuế đã kê khai sai do hóa đơn không hợp lệ;
• Từ chối ghi nhận chi phí đầu vào đối với hóa đơn sai, ảnh hưởng tới lợi nhuận doanh nghiệp;
• Tăng tần suất kiểm tra định kỳ, đưa doanh nghiệp vào danh sách rủi ro cao về thuế nếu sai sót lặp lại hoặc không được khắc phục đúng quy định.

Câu hỏi thường gặp

Có thể điều chỉnh nhiều lần cho cùng 1 hóa đơn không?

Có. Theo quy định, nếu sau lần điều chỉnh đầu tiên doanh nghiệp tiếp tục phát hiện sai sót khác, thì có thể tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh mới. Tuy nhiên, phải ghi rõ thông tin hóa đơn gốc và thông tin của lần điều chỉnh gần nhất (Fn-1), đảm bảo mạch theo dõi minh bạch và đầy đủ.

Nếu hóa đơn đã kê khai thuế thì có được sửa?

Không được sửa trực tiếp. Thay vào đó, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng trình tự, kèm theo biên bản thỏa thuận với người mua và thực hiện khai bổ sung thuế (nếu cần). Việc này vẫn đảm bảo hóa đơn hợp lệ và không vi phạm quy định về quản lý thuế.

Khác biệt giữa điều chỉnh và thay thế trong thực tế?

• Thay thế: áp dụng khi hóa đơn sai chưa gửi cho người mua và chưa kê khai thuế; lập hóa đơn mới thay thế, hủy hóa đơn cũ.
• Điều chỉnh: áp dụng khi hóa đơn đã gửi, đã kê khai; lập hóa đơn điều chỉnh phản ánh phần sai lệch. Không được hủy hóa đơn cũ. Việc phân biệt đúng sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn cách xử lý phù hợp, tránh sai phạm.

Kết luận: Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình phát hành hóa đơn

Để hạn chế sai sót và đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình kiểm tra và quản lý hóa đơn điện tử bài bản, áp dụng công nghệ hiệu quả và đào tạo nhân sự đầy đủ.

Tạo quy trình kiểm tra nội bộ trước khi phát hành

Doanh nghiệp nên thiết lập các bước kiểm tra liên ngành giữa bộ phận bán hàng, kế toán và kiểm soát nội bộ. Mỗi hóa đơn cần được rà soát song song với hợp đồng, đơn hàng, biên bản giao nhận, từ đó đảm bảo tính thống nhất và đúng chuẩn dữ liệu đầu ra.

Đào tạo nhân viên kế toán và bán hàng về nghiệp vụ hóa đơn

Nhân viên kế toán và bán hàng cần được huấn luyện thường xuyên về:

• Quy định mới nhất liên quan đến hóa đơn điện tử;
• Kỹ năng sử dụng phần mềm hóa đơn và chữ ký số;
• Cách xử lý sai sót khi lập hóa đơn và lập biên bản điều chỉnh. Điều này giúp tăng tính chủ động, giảm lỗi phát sinh và hạn chế bị phạt không đáng có.

Chủ động phối hợp với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn

Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp có năng lực tích hợp hệ thống khai thuế, đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu của Tổng cục Thuế và hỗ trợ tính năng lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế theo đúng mẫu. Đồng thời, duy trì liên lạc với đơn vị này để xử lý nhanh các tình huống lỗi hệ thống, nâng cấp phần mềm và đảm bảo hóa đơn luôn sẵn sàng sử dụng hợp pháp.