Sau quá trình chuyển đổi số thành công giai đoạn một, từ hạch toán kế toán, khai báo phần dựa vào thao tác thủ công sang kết hợp giữa hạch toán kết hợp tự động đối với các dữ liệu hoá đơn mua vào, hoá đơn bán ra,… và thao tác thủ công đối với các dữ liệu chưa được số hoá như: dữ liệu ngân hàng,…
Lần chuyển đổi giai đoạn 2, Công ty Dịch Vụ Kế Toán Thuế DVL tiếp tục triển khai áp dụng công nghệ 4.0 vào mọi hoạt động của công ty. Lần chuyển đổi này với kỳ vong sẽ chuyển đổi số 80% các hoạt động của doanh nghiệp. Chuyển đổi số thành công sẽ mang lại lợi ích to lớn cho Dịch vụ kế toán thuế DVL.
1. Các ưu điểm khi công ty DVL thực hiện ứng dụng công nghệ 4.0
– Rút ngắn thời gian thực hiện: thời gian thực hiện dịch vụ Kế toán – Thuế là yếu tố chi phí lớn nhất trong cấu trúc chi phí của DVL. Nghiên cứu giải pháp rút ngắn thời gian thực hiện luôn được DVL quan tâm trong hoạt động hàng ngày.
– Dễ dàng quản trị: quản trị công việc, hợp đồng khách hàng và thông tin là yếu tố quan trọng và là yếu tố chi phí chỉ xếp sau thời gian cung cấp dịch vụ. Việc áp dụng công nghệ 4.0 giúp cho Dịch vụ kế toán thuế DVL trách được những sai sót trong quá trình caung cấp cho khách hàng qua việc giảm thiểu các sai phạm không nộp tờ khai, chậm nộp, nộp tờ khai mà không được chấp nhận,…
– Dữ liệu trực quan: Việc ứng dụng công nghệ hỗ trợ tốt quá tình tư vấn cho khách hàng, đối chiếu dữ liệ với khách hàng và cơ quan Thuế.
– Nâng cao hiệu suất công việc: chuyển đổi số giúp DVL hoàn thành khối lượng công việc lớn mà không cần phải tăng nhân sự, điều này giúp Công ty DVL không bị “phình to” cả nhân viên, không gian làm việc, máy móc, thiết và các khoản chi phí theo lương.
– Đa dạng không gian làm việc: công nghệ online của chuyển đổi số giúp nhân sự DVL thuận tiện thực hiện dịch vụ cho khách hàng tại văn phòng Công ty DVL, tại nhà mình, tại trụ sở công ty khách hàng hoặc tại cơ quan Thuế bằng máy tính xách tay, bằng điện thoại thông minh,…
– Đa dạng thời gian làm việc: không chỉ thuận tiện đối với không gian làm việc, mà còn giúp nhân viên của DVL tranh thủ thời rảnh rỗi, thời gian năng lượng tối ưu nhất cho công việc, phát hiện ý tưởng,… cảm hứng với công việc: sáng sớm, buổi tối, ngày nghỉ,…
2. Các hạn chế khi DVL thực hiện ứng dụng công nghệ 4.0:
Ngoài những ưu điểm vừa nêu ở trên thì việc chuyển đổi số cũng có một số điểm hạn chế:
– Tăng chi phí cho doanh nghiệp: Giải pháp nào cũng có hai mặt, chuyển đổi số công nghệ khiến Công ty TNHH Dịch vụ Kế Toán Thuế DVL phát sinh thêm một khoản chi phí không hề nhỏ cho việc đầu tư hệ thống Internet, Máy móc thiết bị, chi phí đường truyền,…
– Trì trệ công việc: Ngành dịch vụ kế Toán – Thuế dữ liệu phải được thực hiện liên tục, niên độ kế toán theo năm dương lịch (01/01- 31/12) hoặc theo năm tài chính (từ đầu quý này đến hết quý này năm sau) do đó trong thời gian chuyển đổi nhân viên phải tạm dừng công việc trên công nghệ cũ để chuyển đổi vào dữ liệu vào công nghệ mới, kiểm tra – thử nghiệm – điều chỉnh cho tới khi hoàn thiện.
– Cản trở từ nhân sự: với đặc thù ngành nghề Kế toán thông thường là những người có nguyên tắc cao, cầu toàn, khối lượng công việc dày đặc, dữ liệu bảo mật đòi hỏi nhân viên phải tập trung cao vào công việc. Do đó, việc yêu cầu chuyển đổi từ công nghệ này sang công nghệ khác cần phải chuẩn bị một cách khoa học qua từng bước: truyền thông, đào tạo, chế độ thưởng phạt, kiểm tra và giám sát.
– Phải được sự đồng thuận Khách hàng: Chuyển đổi số giúp cho khách hàng thuận tiện: trao đổi thông tin, tra cứu thông tin, cung cấp dữ liệu, đối chiếu số liệu với chuyên viên của Công ty DVL. Giúp cho cả DVL và khách hàng giảm bớt thời gian thực hiện công việc và giảm thiểu rủi ro và chi phí xử phạt hành chính. Tuy nhiên, việc chuyển đổi chỉ thực hiện từ một phía DVL thì hiệu suất không đạt được như mong muốn,do đó, cần sự đồng thuận và hưởng ứng của khách để đạt được được hiệu quả cao nhất.
– Phải tranh thủ sự chia sẻ chi phí từ phí Khách hàng: Việc chuyển đổi phát sinh khoản chi phí tương đối lớn vè đầu tư: phần mềm, máy móc thiết bị, đào tạo, hệ thống mạng Internet, bảo trì thiết bị. Vì vậy, cần sự thấu hiểu và chia sẻ một phần nhỏ chi phí với Công ty TNHH Dịch Vụ Kế Toán Thuế DVL để sự hợp tác mang lại lợi ích tốt hơn cho cả DVL và Khách hàng.
Tóm lại:
Áp dụng công nghệ 4.0 của công ty dịch vụ kế toán thuế DVL có ưu điểm: Nâng cao hiệu quả công việc như: giảm thiểu thời gian, đa dạng và tối ưu: không gian, thời gian làm việc; thuận tiện trao đổi, tư vấn với khách khàng; quản trị công ty tốt hơn,… Nhưng đồng thời những cũng gặp hạn chế trong quá trình chuyển đổi ứng dụng, như: Tăng chi phí do chuyển đổi, trì trệ công việc, sự cản trở bởi tâm lý nhân sự, thuyết phụ khách hàng đồng thuận và chia sẻ chi phí,…
Qua việc so sánh, đánh giá các ưu và nhược điểm Công ty TNHH Dịch Vụ Kế Toán Thuế DVL nhận thấy việc áp dụng công nghệ 4.0 tốt hơn cho kết quả tốt hơn là không áp dụng công nghệ. Từ đó, Công ty TNHH Dịch Vụ Kế Toán Thuế DVL quyết định áp dụng công nghệ 4.0 và thực tế ngày càng mang lại hiệu quả tốt hơn cho DVL và Khách hàng.
Bài viết từ Công ty TNHH Dịch Vụ Kế Toán Thuế DVL.